В сегодняшней статье затронем тему оформления командировок в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3. Как всегда, мы покажем вам пошаговую инструкцию по работе в программе, а если у вас останутся вопросы о командировках в 1С 8.3, то можете оставлять их в комментариях к статье. Далее мы рассмотрим следующие вопросы:
1. Открываем подраздел “Командировки”
Откройте программу, в разделе “Зарплата” перейдите в “Командировки”.
Важно! Чтобы позиция “Командировки” была активной, вам необходимо в изначальных настройках расчёта ЗП поставить соответственный флажок.
2. Перечень документов
В разделе “Зарплата Командировки” перед вами откроется форма перечня документов.
3. Создание документа
Посмотрите, в программе для создания документа предусмотрены 2 кнопки. По 1-ой кнопке создаётся документ для расчёта оплаты командировки для 1-го сотрудника.
4. Расчет среднего заработка
Вам необходимо указать месяц, в котором будет регистрироваться расчёт. В программе по умолчанию указывается нынешний месяц. Открываем справочник “Сотрудника” и выбираем нужного нам.
Далее вам нужно указать начало и конец командировки. Если у вас в программе ведётся штатное расписание, то вы можете освободить ставку на время отсутствия сотрудника, установив соответствующий флажок. Ср. заработок и начисление за командировку программа рассчитает в автоматическом режиме.
В случае, если командировка заканчивается в след. месяце, программа 1С ЗУП 8 помогает спланировать оплату целиком или за каждый месяц. Если вы выбираете помесячную оплату, то этим документом вы обеспечиваете оплату только за нынешний месяц. Что касается расчёта оплаты за другие месяцы, то он будет осуществляться при начислении ЗП. Далее средний заработок для подобных расчётов будет соответствовать значению, полученному в документе “Командировка”.
5. Как начислить суточные по командировке
Чтобы ознакомиться с подробным расчётом, перейдите на вкладку “Начислено (подробно)”.
6. Особые территориальные условия
Если сотрудник отправляется в особые территориальные условия, то на вкладке “Стаж ПФР” вам необходимо заполнить графу “Территориальные условия”.
7. Печать
Чтобы вывести печатную форму, вам предварительно нужно заполнить вкладку “Дополнительно”. На этой вкладке вам нужно заполнить следующие данные: место командировки, количество дней, основание, цель и финансирование поездки.
8. Как провести командировку
Когда все необходимые данные будут заполнены, проводим документ. Кроме того, на основании данного документа вы можете пустить в печать приказ о командировке, все расчёты, командировочное удостоверение и служебное задание (последние 2 пункта с 2015 года оформлять не обязательно).
9. Совмещение должностей
В случае, если в вашей компании практикуется совмещение должностей (и это указано в программе 1С ЗУП 8), то по документу “Командировка” вы можете создать документ “Совмещение должностей”. Это позволит вам назначит доплату тому сотруднику, который будет исполнять рабочие обязанности того, кто отправился в служебную командировку.
10. Совместительство
Или может быть ситуация, когда работник, который уехал в командировку, имеет совместительство. В документе ставится гиперссылка, которая позволяет оформить его отсутствие.
11. Выплата командировочных
Если вы выбираете выплату в межрасчётный период, то осуществить эту операцию можно по кнопке “Выплатить”. В остальных случаях выплата выполняется вместе с ЗП.
12. Расчет удержаний
Если вы выбираете такой выбор выплаты, то при этом будет производиться расчёт удержаний. Тоже самое будет происходить и при виде выплаты “С авансом”. Чтобы посмотреть подробности расчёта и удержаний, нажмите на “карандаш” в правом углу.
13. Приказ на командировку
По кнопке “Т-9а” мы переходим к формированию приказа на командировку сразу нескольких работников.
14. Создание табеля
Заполнение документа осуществляется по кнопке “Добавить”. При добавлении информации в табличную часть документа в последней колонке “Учёт отсутствий и начислений” данные отобразятся в виде гиперссылки. В указанном примере по 1-му работнику отсутствия учтены. поскольку по нему уже добавлен документ “Командировка”, а по 2-му сотруднику ещё нет. Таким образом получается, что необходимо по каждому командированному работнику оформлять отдельный документ “Командировка”.
15. Оплата выходных дней в командировке
Если командировка приходится на выходной день, и сотрудник при этом работал, тогда необходимо внести информацию в документ “Оплата праздничных и выходных дней”. Рабочие дни, которые работник провёл в командировке, в табеле обозначаются буквой “К”.
На главной вкладке документа “Командировка” вы можете поставить флажок напротив позиции о внутрисменной командировке. Это позволит вам внести информацию о командировке на неполный рабочий день
Командировка на неполный рабочий день (внутрисменная)
В табеле учёта это будет выглядеть так:
Таким образом, вы оформили и рассчитали оплату работника, направленного в командировку, и отразили в программе 1С ЗУП.
Конфигурация ЗУП редакции 3.1, разработанная фирмой 1С, имеет исчерпывающий инструментарий для эффективной работы кадрового департамента компании любого масштаба. В этой статье подробнее рассмотрим, как с помощью ЗУП осуществить такую часто встречающуюся операцию, как расчет командировок работников. Согласно законодательству, мы имеем дело с осуществлением сотрудником работы не на постоянном месте, что является ситуацией нестандартной, требующей специальной системы оплаты.
Командировочные в 1С ЗУП 8.3
Для оформления приказа на командировку и расчета соответствующего начисления в ЗУП 3.1 предназначен документ «Командировка», который мы откроем через меню «Кадры/ Все отсутствия сотрудников».*
Рисунок 1.Кадровый учет и расчет командировок в ЗУП
*Также «Командировка» может быть создана из журнала соответствующих документов в разделе «Кадры/Зарплата».
В развернутом перечне выбираем «Создать» и тип документа «Командировка»:
Рисунок 2.Создание командировочных в 1С ЗУП 8.3
Рассматриваемый нами типовой документ разработан для регистрации, расчета и последующей оплаты командировочных. С помощью него можно вывести на печать соответствующие печатные формы:
- Приказ о направлении (Т-9);
- Удостоверение (Т-10);
- Служебное задание (Т-10а);
- Расчет среднего заработка;
- Подробный расчет начислений.
Рисунок 3.Печатные формы документа «Командировка»
Для создания командировок сразу нескольких работников используется соответствующий документ Для его создания в том же разделе «Кадры/Все отсутствия сотрудников», нажав «Создать», выбираем «Командировки группы». После заполнения шапки и табличной части документа сотрудниками, на которых оформляются командировки, на его основании можно автоматически создать «Командировку» непосредственно по каждому сотруднику. Для этого нужно воспользоваться ссылкой «Оформить отсутствия», которая находится внизу документа.
Заполнение документа «Командировка»
Отражение начисления будет зарегистрировано в месяце, указанном в шапке документа. Для вывода в печатные формы используются дата и номер документа. Номер формируется автоматически при записи документа. В начало добавляется префикс организации, затем префикс базы и собственно следующий по порядку номер. Префиксы задаются для удобства различия документов, введенных в разных организациях или базах.
Если префиксы не заданы, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули. Для расчета необходимо указать начало и окончание командировки. Этот период включает дни нахождения сотрудника в дороге. Командировочные в 1С ЗУП 8.3 оплачиваются за дни или часы, которые являются рабочими, по установленному сотруднику графику.
При ведении штатного расписания в ЗУП, с помощью проставления соответствующего флажка можно освободить ставку на период отсутствия сотрудника. В этом случае в отчетах по штатному расписанию ставка будет показываться как свободная, а также на эту ставку будет возможен прием другого сотрудника.
Если командировка оформляется сотруднику, который занят в организации по основному месту работы, а также и по совместительству, требуется регистрировать отсутствие по всем рабочим местам работника. Для этого на форме документа присутствует ссылка «Отсутствия по другим местам работы».
Рисунок 4.Освобождение ставки при расчете командировочных в ЗУП 3.1
В случае длительной командировки, можно выбрать разные виды оплаты:
- Оплатить сразу и целиком – оплата будет полностью начислена в текущем документе;
- Производить оплату пребывания в командировке ежемесячно.
Рисунок 5.Оплата длительных командировочных в ЗУП 8.3
Расчет документа производится автоматически. Если автоматический пересчет документов при их редактировании отключен, то для расчета документа следует вручную нажать кнопку со стрелками. Желтый цвет этой кнопки показывает, что документ не пересчитан в соответствии с внесенными в него изменениями. В области результатов расчета показывают краткие итоги расчета этого документа. Эти данные предлагаются только для просмотра.
При необходимости просмотреть или отредактировать детальные записи о начислениях или перерасчете следует использовать закладку «Начислено (подробно)»:
Рисунок 6.Результат начисления командировочных в 1С ЗУП 8.3
Согласно условиям, указанным на закладке «Главное», рассчитывается начисление для оплаты командировки: число оплачиваемых дней или часов командировки умножается на среднедневной или среднечасовой заработок.
Командировка оплачивается по часам для сотрудников с графиком суммированного учета рабочего времени или по дням из среднедневного заработка.
Работа с результатами расчета производится так же, как при «Начислении зарплаты и взносов».
Расчет командировок в ЗУП 3.1 исходя из среднего заработка
Для вычисления среднего заработанного берем последние 12 месяцев. Когда появляется необходимость просмотреть или откорректировать расчет среднего, можно воспользоваться кнопкой «Изменить данные расчета среднего заработка»:
Рисунок 7.Проверка расчета среднего заработка
Для вывода средней зарплаты за период «руками», проставляем необходимые даты, нажимаем «Задать вручную» и «Пересчитать».
Как в 1С ЗУП отразить командировку в выходной день
Сотрудник может находиться и работать в командировке в выходной или праздничный день, что, согласно законодательству, приводит к необходимости дополнительной оплаты. В 1С ЗУП отразить командировку в выходной день, то есть факт работы в такой день и необходимость его оплаты, можно отдельным документом «Работа в выходные и праздничные дни»:
Рисунок 8.Расчет командировок при работе в выходной день
После проведения документа сотрудникам автоматически рассчитывается оплата работы в праздничные и выходные дни в двойном размере по дням или по часам, в зависимости от параметров основного документа начисления заработной платы.
Выплата командировочных
Для выплаты командировочных необходимо создать ведомость на выплату зарплаты. Создать ведомость непосредственно из документа «Командировка» можно посредством кнопки «Выплатить»:
Рисунок 9.Выплата командировок в ЗУП
В случае, когда оплата командировочных будет осуществляться в межрасчетный период, это изначально необходимо указать в документе «Командировка». В ведомости на перечисление выбрать «Выплачивать/ Командировки», и далее – документ основания из списка доступных командировок.
Предприятия, отправляя в командировку своих сотрудников, должны выплачивать им командировочные. Суммы выплат за дни нахождения в командировке рассчитываются исходя из среднедневного заработка, рассчитанного по данным за предшествующие 12 месяцев работы данного сотрудника.
Если ваше предприятие использует для ведения учета программу 1С Бухгалтерия 8.3, то в этой статье вы найдете описание, как настроить начисление командировочных с использованием 1С: Бухгалтерия.
Для начисления командировочных нужно внести новое начисление в справочник видов начислений. Для этого нужно пройти по пути /Зарплата и кадры/-/Справочники и настройки/-/Настройки зарплаты/-/Начисления/. В открывшемся списке нужно внести кнопкой «Создать» новый вид начислений.
В поле «Наименование» нужно вписать фразу «Командировочные выплаты» (или назвать так, как вам будет удобно). В поле «Код» нужно внести уникальную кодировку (это могут быть как буквы, так и цифры).
В поле «НДФЛ» нужно установить «точечку» в поле «Облагается» и указать код дохода для обложения НДФЛ. В нашем случае это будет 2000 «Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним».
Настройку, что этот доход выплачивается в натуральном виде (не деньгами) устанавливать не нужно.
При настройке начисления страховых взносов нужно указать, что это «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами». Так как в статье 420 Налогового кодекса (пункт 1) указано, что командировочные в полном объеме облагаются страховыми взносами.
Затем следует заполнить пункт статьи 255 Налогового кодекса РФ при отнесении этих затрат в расходы для исчисления налога на прибыль. Нужно установить настройку, что данная выплата «учитывается в расходах на оплату труда» и выбрать подпункт 6, статьи 255 НК РФ (это командировочные).
В поле «Отражение в бухгалтерском учете» нужно выбрать способ отражения этих выплат на бухгалтерских счетах. Если в этом перечне нет нужного вида отражения, его следует в нем создать.
В том случае, если ваше предприятие использует один затратный счет для начисления затрат по оплате труда, то скорее всего вам подойдет пункт «Отражение начислений по умолчанию», в котором будет указана стандартная проводка по начислению заработной платы на вашем предприятии.
Если же вы используете несколько затратных счетов, например 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Коммерческие расходы» или 20 «Основное производство», то нужно из этого перечня выбрать соответствующий. Однако, здесь следует заметить, что и название этому виду начислений следует уточнить. Например, если командировочные будут начисляться административно-управленческому персоналу, то выбирать нужно способ отражения Дт 26 - Кт 70 и название сформулировать так: «Командировочные выплаты АУП».
В том случае, если командировка будет выплачиваться сотрудникам производства, то проводка должна быть Дт 20 - Кт 70. И название нужно сформулировать так: «Командировочные выплаты производственным рабочим».
Затем, когда все уже настроено в этой карточке вида начислений, нужно проконтролировать, чтобы была снята галочка «Входит в состав базовых начислений для районного коэффициента и северной надбавки», поскольку при расчете среднедневного заработка используются доходы сотрудника за предшествующие 12 месяцев, с учетом этих надбавок. И поэтому показатель среднедневного заработка получается уже с учетом этих надбавок.
Выплата настроена и ее следует добавлять при начислении заработной платы соответствующему сотруднику на вкладке «Начисления» с указанием соответствующей суммы.
/ "Бухгалтерская энциклопедия "Профироста"
@2017
24.07.2017
Информацию на странице ищут по запросам: Курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих
Бухгалтерские услуги, Декларация НДС, Декларация на прибыль, Ведение бухгалтерского учета, Отчетность в налоговую, Бухгалтерские услуги Красноярск, Внутренний аудит, Отчетность ОСН, Отчетность в статистике, Отчетность в Пенсионный Фонд, Бухгалтерское обслуживание, Аутсорсинг, Отчетность ЕНВД, Ведение бухгалтерии, Бухгалтерское сопровождение, Оказание бухгалтерских услуг, Помощь бухгалтеру, Отчетность через интернет, Составление деклараций, Нужен бухгалтер, Учетная политика, Регистрация ИП и ООО, Налоги ИП, 3-НДФЛ, Организация учета
Документ «Командировка» в 1С ЗУП 8.3 служит для расчета и начисления оплаты командированным сотрудникам по среднему заработку, а также для правильного отражения рабочего времени. Журнал документов «Командировка» доступен как в разделе «Кадры», так и в разделе «Зарплата».
Чтобы оформить командировку на сотрудника, нажимаем кнопку «Создать». В документ заносим данные: месяц начисления, сотрудника, дату документа, даты начала и окончания командировки, при необходимости ставится флаг освобождения ставки на период отсутствия сотрудника.
После выбора сотрудника и периода командировки программа автоматически, без дополнительных команд рассчитывает средний заработок сотрудника (исходя из имеющихся в 1С ЗУП данных), сумму начисленных командировочных и удержанного НДФЛ. Эти данные отображаются на вкладке «Главное».
В поле «Выплата» нужно путем выбора из выпадающего списка указать, как будут выплачены сотруднику командировочные – с зарплатой, с или в межрасчетный период (то есть отдельной выплатой). Здесь же указывают дату выплаты.
По умолчанию средний заработок рассчитывается за 12 месяцев. Чтобы взять для расчета другой период, необходимо нажать ссылку «Изменить» рядом с полем среднего заработка. Откроется форма «Ввод данных для расчета среднего заработка», в которой следует поставить отметку о расчетном периоде – «Задается вручную», указать нужный период и нажать «Перечитать». Средний заработок будет пересчитан, для сохранения нужно нажать «ОК».
Начисленные командировочные отражены на вкладке «Начислено подробно». Здесь при необходимости можно вручную изменить сумму (в отличие от вкладки «Главное», где сумма недоступна для изменения).
Если сотрудник командирован в один из районов, работа в которых дает право на льготный пенсионный стаж, то следует открыть вкладку «Стаж ПФР» и в поле «Территориальные условия» выбрать нужное значение.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
На вкладке «Дополнительно» указывают информацию о командировке – город и организацию назначения, источник финансирования, основание и цель, количество дней в пути.
Документ «Командировка» проводят обычным образом. В документе предусмотрен вывод на печать приказа о направлении в командировку (форма Т-9), командировочного удостоверения (Т-10), служебного задания (Т-10а), а также расчета среднего заработка и начислений.
Начисление и расчет командировочных в 1С ЗУП
Если мы создадим и заполним документ « » за месяц, то увидим, что командировки в нем отсутствуют. Это происходит потому, что начисление оплаты по среднему заработку (командировочных) в программе выполняет сам документ «Командировка», повторное начисление не требуется.
В оплата командировки отражена:
Выплата командировочных
Если в документе 1С ЗУП «Командировка» на вкладке «Главное» была выбрана выплата «С зарплатой» или «С авансом», то при создании и автоматическом заполнении общей ведомости на зарплату или аванс программа включит в нее и командировочные.
Если была выбрана выплата «В межрасчетный период», ее тоже можно оформить автоматически. Это можно сделать двумя способами.
1) В документе «Командировка» нажать кнопку «Выплатить»:
Откроется заполненная форма «Выплата начисленной зарплаты», содержащая данные о выплате командировочных. В ней указан документ выплаты – ведомость в кассу или в банк, в зависимости от существующих настроек по организации и по конкретному сотруднику. По кнопке «Изменить» можно при необходимости отредактировать ведомость.
По кнопке «Провести и закрыть» ведомость будет проведена.
2) Другой способ отражения выплаты командировочных в межрасчетный период – создать новую , в поле «Выплачивать» выбрать «Командировки», по ссылке указать один или несколько документов-оснований – «Командировка». Суммы выплат будут заполнены автоматически. Затем оформить выплату как обычно.
Оформление командировки на группу сотрудников
Для того чтобы в 1С ЗУП 8.3 «отправить» в одну командировку несколько человек, следует в журнале командировок нажать «Создать Т-9а»:
Будет создан документ «Командировка группы», в который нужно занести строки и указать в каждой из них сотрудника, период командировки и время в пути, место назначения, цель, источник финансирования:
Сотруднику перед командировкой необходимо выдать деньги. Аванс можно выдать из кассы или перевести денежные средства на личный расчётный счёт сотрудника. При этом в 1С 8.3 финансовые документы оформляются в разделе Банк и Касса:
В кассовых документах нужно добавить документ , с помощью кнопки Выдача:
Перейдём к заполнению кассового документа. Вид операции необходимо указать Выдача подотчётному лицу:
- Номер и дата в 1С 8.3 автоматически устанавливаются при проведении документа, но можно откорректировать вручную;
- Получатель – командировочное лицо.
Реквизиты печатной формы:
- По документу – автоматически отображаются данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица;
- Основание – на какие нужды выданы денежные средства;
- Приложение – документ – основание для выдачи денежных средств:
Важно! С 2012 года денежные средства в подотчёт для командировки выдаются на основании заявления в произвольной форме.
Вносятся данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица:
Если указать у статьи ДДС в справочнике Статьи движения денежных средств, что она используется по умолчанию в операциях выдачи подотчётных сумм, то статья ДДС в документе Выдача наличных будет подставляться автоматически:
Движения документа (проводки) выдачи наличных подотчётному лицу стандартные:
Расходный кассовый ордер по форме КО2 можно открыть по кнопке Печать. По команде Печать можно распечатать типовую форму Расходный кассовый ордер (КО2).
Если не используется Клиент-банк
- Вид операции обязательно указать – Перечисление подотчётному лицу;
- Сотрудник – командировочное лицо;
- Получатель – необходимо указать Сотрудник или Банк, в зависимости от того как именно перечисляются денежные средства, посредством банка или сразу на расчётный счёт сотрудника;
- Поставить галочку Оплачено.
Документ Списание с расчётного счёта в 1С 8.3 формируется через Ввести документ списание с расчётного счёта:
Если используется Клиент-банк
Движения документа Списание с расчётного счёта формируются только после установки галочки Подтверждено выпиской банка:
Как оформить командировку в 1С 8.3
По возвращении из командировки и выходе на работу сотрудник обязан в течение трёх рабочих дней отчитаться по командировочным расходам.
Возмещаемые командировочные расходы:
- Расходы на проезд;
- Расходы по найму жилья;
- Суточные расходы;
- Иные расходы, подтверждённые и экономически обоснованные.
Как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3
Для отражения командировочных расходов . Журнал авансовых отчётов находится на вкладке Банк и касса – Авансовые отчёты:
Авансовый отчёт в 1С 8.3 можно создать из журнала Авансовых отчётов с помощью кнопки Создать:
- Подотчётное лицо – командированный сотрудник;
- Назначение – указываем на какие нужды выданы денежные средства;
- Приложение __ документов на __ листах – количество документов и их листов, приложенных к авансовому отчёту;
- В таблицу Авансы заносим все документы, за которые отчитывается сотрудник, с помощью команды Добавить;
- Воспользовавшись кнопкой выбора, переходим к необходимому типу документов;
- Командировочные расходы заполняются на вкладке Прочее;
- Если во время командировки сотрудник покупал товары, тару или производил оплату поставщику, то данные расходы указываются на вкладках Товары, Возвратная тара и Оплата соответственно:
Важно! Для подтверждения расходов в виде суточных предоставлять какие-либо документы не нужно. Для остальных расходов необходимо иметь подтверждающие документы (квитанции).
Если оплата произведена за безналичные денежные средства, то должно быть подтверждение оплаты личной банковской карты, где отображена фамилия командировочного лица.
В табличной части Прочее необходимо занести все данные отчётных документов, которые предоставил сотрудник:
- Галочка «СФ» устанавливается для регистрации счёт-фактуры полученного или БСО, где НДС выделен отдельной суммой, например, билеты. Если НДС не выделен, то вся сумма включается в состав расходов и галочку «СФ» устанавливать не нужно.
- Галочка «БСО» (бланк строгой отчётности) устанавливается при необходимости зарегистрировать БСО, по которому НДС принимается к вычету и отображается в Книге покупок.
Счёт-фактура полученный формируется автоматически на основании данных колонки Реквизиты счета – фактуры:
и отображается в Книге покупок:
Особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3), как правильно заполнить Авансовый отчет рассмотрено в следующем видео:
Учет командировочных расходов в 1С 8.3
Проверить состояние расчётов с командировочным лицом в 1С 8.3 можно воспользовавшись отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счету:
По данному отчету в 1С 8.3 можно провести сверку взаиморасчётов с сотрудником по командировочным расходам, а также по всем подотчётным суммам:
Возврат неиспользованных средств
Для возврата неиспользованных средств, выданных на командировочный расходы, в 1С 8.3 необходимо на основании авансового отчёта создать документ Поступление наличных:
В созданном документе необходимо проверить данные:
