Приходный кассовый ордер ф ко 1. Что такое приходный кассовый ордер и как его заполнить

Все операции на предприятии, связанные с наличными денежными средствами, в обязательном порядке должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством. При этом используются первичные документы бухгалтерского учета. При поступлении денег в кассу предприятия обязательно оформляется приходный кассовый ордер. Занимается этим кассир или другой ответственный работник бухгалтерии. При оформлении используется унифицированная форма КО-1 (приходный кассовый ордер), соответствующая коду 0310001 общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) и утвержденная постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Несмотря на то, что в соответствии с действующим законодательством большинство форм первичных документов с 1 января 2013 года не являются обязательными к применению, и предприятие может использовать собственные бланки, приходный кассовый ордер остался неизменным для целей оформления поступления денежных средств. Что на самом деле очень удобно. Впрочем, как и расходный кассовый ордер , который также повсеместно применяется бухгалтерами.

Унифицированная форма КО-1 приходного кассового ордера состоит из двух частей - собственно самого ордера и подтверждающей отрывной квитанции, выдаваемой ответственным работником бухгалтерии человеку, сдающему деньги в кассу. Если используется готовый печатный бланк этого первичного документа, то он заполняется от руки. При применении электронной формы, приходный кассовый ордер после заполнения обязательно распечатывается для подписи и печати (если есть). К нему прилагаются другие первичные документы, например, авансовый отчет, используемые в дальнейших расчетах для целей налогообложения предприятия.

Образец заполнения унифицированной формы КО-1

Оформление приходного кассового ордера требует внимательности - ведь это бухгалтерский документ. Его неправильное заполнение может негативно отразиться на финансовом состоянии предприятия и привести к штрафным санкциям при проведении налоговых проверок.

Для исключения ошибок при введении данных лучше всего использовать пример заполнения КО-1 формы.

Порядок заполнения приходного кассового ордера:

в первой и второй строках указываются название предприятия (организации) и его структурного подразделения (при наличии), в кассу которого вносятся денежные средства;
ОКПО;
номер и дата составления документа;
данные для отчетности в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России № 94н от 31.10 2000 в редакции от 08.11.2010 (в большинстве случаев это внесение суммы с разноской по дебету 50 и кредиту 71 счетов);
фамилия, имя, отчество работника собственного предприятия, вносящего деньги в кассу или данные сторонней организации и лица, через кого осуществляется операция;
основание для зачисления средств, например, возврат аванса, накладная, договор и др.;
вносимая сумма в рублях прописью и копеек в числовом формате;
в поле «В том числе» указывается сумма НДС цифрами либо ее отсутствие «без НДС»;
поле «Приложение» заполняется данными, представляющими перечень первичных документов, на основании которых осуществляется операция, например, авансовый отчет;
подписи главного бухгалтера и кассира или ответственного за прием денег работника бухгалтерии;
отрывная квитанция заполняется данными из основной части формы и также подписывается ответственными работниками.

Пример заполнения приходного кассового ордера наглядно демонстрирует всю последовательность действий и упрощает сам процесс введения данных.

Скачать бланк формы КО-1 (приходный кассовый ордер)

Приходный кассовый ордер

Одним из документов оформления кассовых операций является приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1). Рассмотрим его бланк и заполнение . Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается при приеме наличных денег в кассу. Оформлен он может быть в ручную на бланке или на компьютере. ПКО по форме 0310001 всегда выписывается в одном экземпляре.

Приходный кассовый ордер — бланк

Бланк приходника состоит из двух частей: основной и квитанции. Заполняются обе части одинаково. После оформления ПКО отрывная квитанция передается лицу, вносящему деньги, для подтверждения факта оплаты.

ПКО выписывается при поступлении денег с расчетного счета, поступлении оплаты за товары или услуги, возврате подотчетных сумм, поступлении розничной выручки и других случаях пополнения кассы.

Исправления в ордере не допускаются . При ошибке в заполнении реквизитов, необходимо выписать новый документ. Все приходный ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3).
Приходный кассовый ордер — заполнение
При заполнении бланка обратите внимание на следующие моменты:
В заголовке указывают наименование своей организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя и код ОКПО. Вторая строка для названия структурного подразделения (если есть).
Нумерация приходников начинается с 1 января текущего года. Номер документа ставим из журнала регистрации ПКО. Дата составления - текущий день, так как ПКО заполняется в день проведения операции.
Дебет и кредит заполняют организации в соответствии с используемым планом счетов. Индивидуальные предприниматели эти графы могут не заполнять. Сумма указывается цифрами в рублях и копейках. Код целевого назначения заполняется при использовании таких кодов.
Если деньги вносит работник своего предприятия или ИП, то в строке «принято» записывается его фамилия, имя и отчество. При приеме наличных от других лиц - указывается наименование организации и ФИО вносителя, через которого происходит оплата.
Например : принято от ООО «Фантик» через Павлова Николая Николаевича.
В строке «основание» указывают содержание операции.
Например : оплата по договору № 5 от 10.10.2012 г. за услуги; получено с расчетного счета на хозяйственные расходы или заработную плату; возврат остатка подотчетных сумм; пополнение кассы ИП для текущей деятельности; розничная выручка.
Далее указывается сумма прописью с начала строки с большой буквы. Копейки записываются цифрами. При наличии НДС, его сумма заносится в строку «в том числе» цифрами или делается запись «без налога (НДС)».
В приложении записываются номера и даты прикладываемых документов. После приема денег эти документы погашаются специальным штампом «получено» с указанием текущей даты.

Ордер подписывается кассиром и главным бухгалтером, а при его отсутствии руководителем (индивидуальным предпринимателем). Достаточно в расшифровке подписи указать фамилию и инициалы.
При получении денег, кассир или предприниматель должен проверить правильность всех реквизитов, наличие подписи главного бухгалтера, соответствие сумм цифрами и прописью, приложение всех указанных документов.
На квитанции кассир ставит свою подпись, печать организации (чтобы захватывала часть ПКО) и указывает дату приема наличных.
Приходный кассовый ордер — образец
Образец заполнения приходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер, его бланк и заполнение рассмотрим далее.

Унифицированный бланк ПКО (приходного кассового ордера), скачать который можно бесплатно на этой странице в формате Word, позволит организовать сдачу/ прием наличности в кассе компании или ИП на абсолютно законных основаниях. Наличие такого простого документа в сочетании с кассовой книгой и РКО дает возможность правильно построить непосредственный учет движения наличных средств внутри любой хозяйствующей структуры.

Назначение ПКО

Ключевое назначение ПКО (приходника, приходного кассового ордера) - своевременное оприходование наличности в кассе компании или предпринимателя по факту ее поступления. Заполнение бухгалтером (кассиром) приходника, предварительно распечатанного с Word образца, производится в следующих случаях:

оприходование текущей выручки от продажи услуг или продукции;
возврат подотчетных средств, неиспользованных в течение дня;
получение денег, обналиченных с расчетного счета;
оприходование заимствованных средств;
документирование взносов в уставной капитал и пр.

Все бланки ПКО необходимо регистрировать в специальном журнале (ф. КО-3), а саму процедуру оприходования наличных средств фиксируют в кассовой книге. Все приходники хранятся до 5 лет после истечения отчетного года.

Форма ПКО и особенности заполнения

В соответствии с требованиями Госкомстата РФ определена следующая форма ПКО:

левая часть - непосредственно сам приходник, заполненный и заверенный подписью с печатью, всегда остается в кассе
правая часть - квитанция, подписывается кассиром, принимающим наличность, и возвращается тому, кто сдавал деньги.

Распечаткой бланков Word и оформлением ПКО, как правило, занимаются сотрудники бухгалтерии, а при их отсутствии - сам руководитель (ИП) либо назначенный приказом директора другой специалист. При этом право подписи приходника предоставлено главному бухгалтеру и директору (ИП). Квитанция дополнительно подписывается кассиром, принявшим деньги с заверением печатью (штампом).

Текущая нумерация приходников производится от начала текущего года. Дата операции ставится исключительно в день сдачи наличности (денежной операции). Полное наименование организации указывается в соответствующей графе вместе с кодом ОКПО. Поля «Дебет» и «Кредит» заполняют согласно номерам счетов (кодам), по которым производится движение средств.
Сумму наличности в ПКО следует писать с начала строки и обязательно с заглавной буквы. При этом «копейки» можно прописать цифрами, заполнив оставшиеся пространство прочерком. Если к приходнику прилагаются какие-либо дополнительные документы, их записывают в графе приложение, указав номера и даты оформления.

Приложения

Журнал приходных и расходных кассовых документов.
Кассовая книга.
Журнал кассира-операциониста.
Штрафные санкции при отсутствии ПКО.

Скачать документы

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Приходный кассовый ордер бланк
Образец поступление денег от покупателей и заказчиков
Образец возврат денег от подотчетных лиц
Образец внесение денег для выплаты зарплаты

В компанию деньги могут поступать либо безналично, либо в кассу. Для оприходования наличных денег в соответствии с Порядком ведения операций по кассе нужно применять приходный кассовый ордер (ПКО), для которого предусмотрена стандартная форма КО-1. Его могут не использовать только предприниматели, ведущие учет в упрощенном порядке.

Все операции с наличностью в настоящее время регулируются Порядком, утвержденным ЦБ РФ. Приходный ордер отражает поступление наличности в кассу. Его форма может быть унифицирована или пересмотрена фирмой с учетом имеющихся особенностей.

Бланк можно использовать типографский, заполненный от руки или оформлять с помощью программ.

Главное требование, предъявляемое к нему - нельзя в приходник вносить исправления. В этом случае документ переоформляется с учетом всех правильных записей.

Составлять данный бланк могут в зависимости от должностных инструкций в бухгалтерии предприятия, а также кассир, директор или главный бухгалтер. Допускается выписка формы КО-1 привлеченным по договору со стороны специалистом (при отсутствии бухгалтеров и кассиров), однако, подписи в этом случае должен проставлять сам руководитель.

Как правило, ПКО составляется бухгалтером и вручается лицу, вносящему в кассу деньги. Он этот документ предъявляет кассиру, который его проверяет и регистрирует в соответствующем журнале. Также специалист должен просмотреть все документы, которые идут приложением к ПКО, и проверить на ордере наличие подписей главного бухгалтера или руководителя.

Далее он принимает и подсчитывает наличность, и в случае совпадения денег с суммой, указанной в приходнике, кассир ставит в подтверждение свою визу. При необходимости на поступившую выручку на ККА пробивается чек, который прикрепляется к квитанции.

Вносителю наличных денег кассир передает в подтверждение приема эту отрывную часть ПКО.

В конце дня все приходные ордера вместе с отчетом кассира сдаются в бухгалтерию.

Обращаем внимание! По возвращении из сотрудник должен вернуть не израсходованные деньги на основании приходника и отчитаться по о потраченных суммах в течении 3-х рабочих дней по возвращении. В случае перерасхода компания должна возместить эти суммы по .

Приходный кассовый ордер образец заполнения

Основная часть

Рассмотрим образец заполнения ПКО.

В верхней части бланка нужно написать наименование фирмы и ее код согласно классификатору ОКПО. Если ордер относится к какому-либо конкретному структурному подразделению, то его название записывается ниже в соответствующей графе. В противном случае здесь ставится прочерк.

Справа от названия бланка указывается номер документа по порядку, и дата его составления. Она записывается в виде ДД.ММ.ГГГГ.

В следующую таблицу заносятся данные бухгалтерского учета - коды счетов по дебету и кредиту, код счета аналитического учета если он используется. В графу «Сумма» записываются денежные средства, принимаемые по данному документу, цифрами. Графу «Код целевого финансирования» заполняют те организации, которые разработали и используют соответствующую систему кодирования.

В поле «Принято от» записывают от кого принимаются деньги. Если их вносит физическое лицо, то указываются его Ф.И.О. в родительном падеже. Если деньги поступают от имени организации, то сначала записывается ее название, затем ставится слово «через», и после него Ф.И.О. работника, который осуществляет платеж. К примеру «ООО Парус через Иванова Петра Георгиевича».

В поле «Основание» записывается причина поступления денежных сумм в кассу - выручка торговая, возврат подотчета и т.д.

В поле «Сумма» проставляется сумма принятых денежных средств прописью. Если в ней содержатся какие-либо налоги или, к примеру, НДС, то в графе «В том числе» записывается эта сумма цифрами. В противном случае здесь делается пометка «Без налога НДС».

В поле «Приложение» нужно указать наименования документов, которые прикладываются к данному ПКО, либо оно не заполняется.

Документ заверяется главным бухгалтером, который ставит свою подпись и Ф.И.О. и подписывается работником кассы, получившим денежные средства.

Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения

Квитанция дублирует данные, которые были внесены в основную часть документа.

В верхней части пишется название фирмы. Затем в поле «К приходному кассовому ордеру» указываются номер и дата составления документа.

В поля «Принято от» и «Основание» полностью без сокращений переносятся данные из соответствующих полей основной части документа.

Ниже проставляется сумма ордера цифрами, а затем прописью. В поле «В том числе» записывается сумма налога, или ставится пометка «Без налога НДС».

Ниже указывается дата составления.

Квитанция заверяется главным бухгалтером, который ставит свою личную подпись, и подписывается работником-кассиром.

Нюансы

Расчеты наличными деньгами между организациями необходимо осуществлять в пределах установленного лимита - 100 тысяч рублей. Кассир обязан отказать в приеме большей суммы, в противном случае ему и организации грозят штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины.

Если производится прием выручки с использованием ККМ или БСО, то допускается выписать в конце дня один кассовый ордер на всю сумму дневного дохода. В графе «Основание» в таком случае указывается номер Z-отчета кассового аппарата или номера выписанных квитанций БСО.

Скачать бланк Приходный кассовый ордер в Word

Приходный кассовый ордер — документ, подтверждающий факт прихода денежных средств в кассу предприятия.

Заполняется в одном экземпляре, имеющем две схожие по наполнению части. Каждая из частей подписывается ответственным сотрудником, получившим деньги, и человеком, сдавшим их в кассу, а также должна иметь печать организации.

Правая часть (квитанция) выдаётся человеку, который передал денежные средства, а основная часть (левая) остаётся у сотрудника предприятия, принявшего деньги. Учёт всех ПКО, как и РКО (расходных кассовых ордеров) ведётся в соответствующем журнале «по учёту ПКО и РКО» (форма N КО-3).

Приходный кассовый ордер бланк скачать Word, Excel и PDF:

Для удобства печати бланк Приходный кассовый ордер на документах Word и Excel размещён в двух экземплярах на листе. Можете скачать Приходный кассовый ордер бланк Word или табличный Excel, распечатать нужное количество на принтере и разрезать листы примерно посередине.

Также Вы можете скачать бланк ПКО, нажав правой кнопкой мышки на его изображение справа, и сохранив в удобное место на своём ПК.

Работа с приходным кассовым ордером

Поскольку у каждой из сторон, участвующих в процессе передаче денежных средств, остаётся одна из частей оформленного приходного кассового ордера, настоятельно рекомендуется хранить их в архиве и не терять . В том числе, это касается сдающего деньги, так как, в случае ошибки со стороны бухгалтерии, которая может заявить, что получала меньшую сумму, единственным вещественным доказательством будет являться та самая квитанция. В случае же её отсутствия, доказать свою правоту со стороны сотрудника будет крайне сложно, так как презумпция невиновности в данном контексте не работает.

Заполняется ПКО следующим образом:

В самом верху указывается наименование организации и данного подразделения. Например, магазин на Тверской, или отделение №11.
Номер и дата заполнения ордера указываются в соответствии с порядковой нумерацией по журналу учёта ПКО и РКО, а также сегодняшним днём. Номер должен состоять из цифр, а каждый следующий ордер должен иметь следующее число по порядку.
Сумма вверху указывается цифрами, включая копейки, а ниже прописью — буквами. Например, вверху 100 000 руб., а ниже — сто тысяч рублей. Не рекомендуется сокращать никаких слов, в том числе слова «тысячи» и «рубли».
В «Принято от» и «Основание» вписывается фамилия с именем и отчеством сдающего деньги человека, а также причина внесения : аванс по заказу, сдача, приход из другой торговой точки и т.д.
Ниже ставят свои подписи с указанием фамилии и инициалов бухгалтер (в данном контексте человек, сдающий деньги ) и кассир — принимающая сторона .

Человек, который отдаёт свои деньги, получив взамен заполненный бланк приходного кассового ордера, должен в обязательном порядке проверить следующие пункты :

Совпадает ли дата с текущей
В «Основании» должна быть чётко и правильно указана причина сдачи средств
Правильно ли написаны его ФИО
Соответствует ли указанная сумма в двух местах — цифрами и прописью
Нет ли корректировок и замазанных мест
Стоит ли подпись кассира с расшифровкой, а также печать организации

Важно! В случае позднего обнаружения ошибок и несоответствий в указанных пунктах, будет довольно сложно доказать свою правоту, так что проверяйте, как говорится, не отходя от кассы .

Если Вы являетесь потребителем, обратите также внимание на следующие моменты :

К ПКО должен прилагаться кассовый чек. Особенно это касается организаций, работающих без печати. Простая бумажка с чьей-то подписью не может являться документом.
Не совершайте покупок и не давайте денег сотрудникам организаций, отказывающимся выдавать кассовые документы. Это огромный риск, связываться с которым не стоит.
Обратите внимание на правильность и уверенность работы сотрудника по заполнению ПКО. Если он не знает, что и куда писать, совершает ошибки и исправления — это говорит о недавнем начале работы фирмы и возможном недолгом существовании. В серьёзных организациях к каждому стажёру-новичку обязательно прикрепляют опытного наставника.
Не принимайте документы с корректировками и замазанными пунктами корректором. В дальнейшем, Вам могут заявить, что исправление сделали именно Вы, а на части организации окажутся другие даты и суммы.

Желаем всем успехов и финансового благополучия!