Если мы хотим говорить о разновидностях документооборота, бумажного и электронного, то логично было бы сначала дать определение таким понятиям, как «бумажный носитель» и «электронный документ». Ведь вся работа с бумажным документооборотом строится на взаимодействии с бумажными носителями, соответственно, как и работа с электронным документооборотом стоится на взаимодействии с электронными документами.
Бумажный документ представляет собой бумагу, на которой находится какая-либо информация. Бумажный документ может применяться для хранения, записи, чтения, передачи или распространения какой-либо информации. Им может являться что угодно – от обыкновенной записки – до приказа высшего руководства. Бумажный документ и по сей день является важнейшим способом хранения информации – так как до сих пор существует ряд документов, которые по ГОСТу необходимо хранить в бумажном виде в архиве. Более того, по ГОСТу необходимо соблюдать множество правил: начиная от шрифта, и заканчивая форматом листа бумаги. Тем не менее, бумага является недостаточно надежным носителем информации, так как ее легко можно потерять, помять, порвать, испачкать – вследствие чего, бумажный документ может прийти в негодность.
Бумажный документооборот в организации представляет собой движение бумажных документов по какому-то фиксированному маршруту. С ростом организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и бумажный документооборот. Рост бумажного документооборота влечет за собой большое количество проблем, связанных с путаницей документов и прочими подобными проблемами. Конечно же есть и плюсы в том, чтобы вести бумажный документооборот. В первую очередь, из-за отсутствия затрат на приобретение компьютеров и программного обеспечения. Не стоит забывать и об обучении сотрудников предприятия, которое может стоить немалое количество денег. Небольшие компании просто не могут себе позволить приобрести систему электронного документооборота, не говоря уж о самих компьютерах (а они, к слову, тоже должны быть хорошо укомплектованы, чтобы система могла полноценно работать без каких-либо задержек). Во-вторых, в некоторых случаях бумажный документооборот надежнее электронного. Например, данные, которые были занесены в журнал регистрации, не могут быть взломаны и скопированы компьютерными мошенниками.
Электронный документ – это информация, представленная в электронной форме. Электронный документ может восприниматься человеком с использованием компьютеров, а также для передачи по средствам сети интернет или обработки в информационных системах.
Юридическую значимость документу - как бумажному, так и электронному - придает его содержимое и подписи.
Электронный документооборот – это своеобразное движение электронного документа в системе с момента его создания или получения до момента завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот существует как внутренний, так и внешний.
Внутренний документооборот, о котором говорится в данной работе, касается внутренних документов предприятия. Например, приказы, служебные записки, заявления или распоряжения. То есть электронный документ не выходит за пределы предприятия в ходе полного прохождения своего маршрута.
Внешний документооборот представляет собой обмен документами между предприятиями. Например, исходящие и входящие письма. В этом случае, если система электронного документооборота установлена только у одного предприятия, а у второго она отсутствует, то приходится документ из электронного вида распечатывать в бумажный, как и в обратном случае - входящее письмо сканировать или заносить в систему вручную.
Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обс луживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь – это офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники), к которой относятся достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.
В настоящее время состав групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, расширению возможности средств и систем электронной передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.
Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих территориально-отдаленные филиалы, где документооборот совершенно не развит или используется лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.
Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.
Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного документооборота , как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Андреевой В.И. .:
— неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
— попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
— накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
— большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
— избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
— противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
— бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
— невозможность установления истории работы с документами;
— непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
— избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа Андреевой В.И. .
Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Андреевой В.И как часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.
Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:
— несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
— вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;
— как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.
Возникают также проблемы нормативного характера:
— не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
— отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;
— отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.
Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации.
Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронного документооборота при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование — оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего — доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости — и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.
Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение денежно-расчетных документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день. От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счетам банка в бухгалтерском учете предприятий. С этой целью в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому.
Расчетные документы передаются клиентами банку, как правило, непосредственно ответственным исполнителям.
Для своевременного выполнения банковских операций предусмотрены следующие правила:
все документы, принятые от клиентов в течение операционного времени (3,5-4 ч), должны быть в тот же день отражены на счетах баланса банка. На оплату обращаются остатки средств на начало дня и новые поступления; поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передачи переводов на телетайпные установки и телеграф предусмотрены в графике по мере оформления расчетных документов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно в первой половине рабочего дня; все денежно-расчетные документы, подлежащие отправке другим учреждениям банков, в тот же день передаются представителю учреждения.
В каждом отделении банка составляется график документооборота, в котором предусматривается время, необходимое для обработки документов как в операционное, так и в послеоперационное время. В операционное время производится обработка документов, поступивших от местных клиентов, иногородних и одногородних учреждений банков до его завершения. Графиком документооборота предусматривается также время, необходимое для обработки документов в послеоперационное время, т.е. поступивших после операционного дня, с целью подготовки их к следующему дню.
По согласованию с клиентами учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с учетом времени поступления в банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность их обработки.
Одним из базовых элементов обеспечения эффективности любого управленческого механизма является документационное обеспечение, или, используя привычные термины, система документооборота. Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов. О причинах, сдерживающих внедрение компьютерного документооборота, и о том, какие программные решения позволяют его реализовать, читайте в этой статье.
втоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот (рис. 1).
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК . На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.
Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 2. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде 1, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение 2. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям.
Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.
Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.
Юридическая сила документа и смешанный документооборот
Ольшинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который отличается следующими преимуществами:
- простота внесения изменений в документ;
- возможность помещать в документе не только текст, но и мультимедийные данные;
- возможность использовать заранее заготовленные формы;
- более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
- экономия бумаги;
- более высокая компактность архивов;
- более простой контроль информационных потоков;
- большая скорость поиска и извлечения информации;
- возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
В случае использования электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований со стороны фискальных органов по изменению формы отчетности.
Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на рис. 1. Еще остались организации, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети, и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?
В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм законодательства налогового, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, то есть имел юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании твердой копией. Технология ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и аутентификацию документа, однако сегодня легитимность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется инструкцией по документообороту, утвержденной генеральным директором.
Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос хождения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.
Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации. В тех сегментах обмена документами, где не требуется подпись, обмен документами может быть полностью безбумажным. Типичный пример издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде (рис. 3).
Рис. 3. Безбумажный обмен неюридическими документами обычная практика
Автор статьи 1 и редактор 2 часто работают вне офиса и согласовывают текст по электронной почте, после чего редактор отсылает материалы по электронной почте в редакцию 3. В издательстве статья прочитывается главным редактором 4, проходит стадию литературного редактирования 5 и поступает на верстку 6. Готовый макет представляется в формате PDF и отправляется на сервер типографии 7, которая нередко находится за рубежом. Одновременно материалы статьи отправляются на HTML-верстку 8 и закачиваются на Web-сервер, который может быть расположен у стороннего провайдера Web-хостинга 9. Все эти этапы легко реализуются в безбумажной форме, однако бухгалтер того же издательства готовит документы в бумажном виде и сидит в очереди в налоговой инспекции просто потому, что фискальные органы требуют подобного представления документов. Таковы реалии нашего документооборота.
Несмотря на наличие соответствующего ПО и законодательной базы, электронные документы в сегодняшней практике преимущественно являются двойниками бумажных оригиналов. Чаще всего они выступают лишь для ускорения отдельных этапов традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов.
При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирования курьерской пересылки бумажных экземпляров документов пересылкой их образов по электронным каналам связи (рис. 4).
Типична ситуация, когда две организации (часто расположенные в разных городах) обмениваются электронными письмами в процессе подготовки и согласования договора. В ряде случаев, после того как договор согласован на уровне электронной почты, стороны начинают работать по совместному проекту, а подписанный одной из сторон договор параллельно отправляется курьерской почтой.
Внедрение безбумажного документооборота сдерживается также необходимостью введения дополнительных служб обеспечения электронной безопасности.
Кроме того, организация электронного документооборота требует решения ряда правовых вопросов. В передаче электронных документов могут участвовать посредники информационные провайдеры. Участие провайдера в системе электронного документооборота требует решения вопросов о его правах и обязанностях, об ответственности за их невыполнение и т.п. Важно правильно определить необходимый уровень надежности системы электронного документооборота. Использование определенных средств криптографии требует в настоящее время получения специальных разрешений. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, видимо, нескоро: для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, создать механизм электронной подписи, которая могла бы однозначно решить вопрос идентификации и аутентификации документа, а также обеспечить наличие специальных служб ИТ-безопасности и современных методов безопасных электронных коммуникаций.
Документооборот на предприятиях разного масштаба
Документооборот на базе электронной почты
На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять развитую систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется общеизвестная программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа используется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.
Обычно при таком подходе отсутствуют единые автоматизированные справочники для всего предприятия и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. Единственное, что обычно используется в данном случае, это одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.
Как видно из рис. 5, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым. Регистрация документов производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной, так как становится трудно провести контроль исполнения приказания. Осложняется и контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае используются специализированные автоматизированные системы документооборота.
Рис. 5. Пример организации документооборота по принципу «каждый с каждым»
Автоматизированный документооборот на крупных предприятиях
В небольшой фирме возможна организация работы путем обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована вертикальная схема управления; в этом случае файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в каталоге «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование», далее «минимизация налогообложения». Иерархия прозрачна, соответственно каждый пользователь знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы все просто и понятно.
Однако все это перестает работать при увеличении масштаба предприятия, когда плохо организованное делопроизводство приводит к потере управляемости. На крупном предприятии часто появляется матричная структура управления бизнесом, при которой образуется множество рабочих групп, которые порой пересекаются.
При матричной схеме управления бухгалтер может работать в целом ряде проектов. Представьте, что один проект это автоматизация ФСБ, а другой автоматизация магазина «Седьмой континент» понятно, что степень доступа будет разной. Здесь уже нельзя использовать исключительно файловую систему, способную построить лишь вертикально-ориентированную среду, а требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ, быстрее находить необходимые документы.
Еще один аспект это маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД; рис. 6) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются прямые и косвенные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.
Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа.
Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.
Большинство разработчиков систем САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word встроена функциональная кнопка, которая позволяет вбросить созданный им документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word и отображает этот файл.
Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД пользователи этих систем в полной мере еще не готовы прибегнуть к помощи имеющегося у них в руках мощного инструментария этапы согласования и утверждения проводятся в бумажном виде. Лишь некоторые организации, внедряющие электронный документооборот, используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи, но это скорее исключение из правил.
Важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные.
Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. Только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.
Выбор САДД-продукта
ажной тенденцией последних лет стало использование промышленных систем автоматизации взамен собственных разработок. Это говорит как о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное, полнофункциональное решение, так и о зрелости рынка, готового предложить разнообразные варианты САДД вкупе с высоким уровнем сервиса и дополнительными услугами.
Для заказчиков на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных как российскими, так и западными компаниями. В соответствии со своей спецификой организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства либо для организации смешанного или полностью электронного документооборота.
Однако стоит отметить, что неспециалисту бывает сложно разобраться во множестве представленных решений и сделать взвешенный выбор, поэтому, кроме изучения функциональных характеристик и выяснения стоимости, предлагаем при выборе подходящей системы обратить внимание на следующие ключевые характеристики.
Системные требования
Хранение данных и собственно работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и др.; иногда системы поддерживают работу на нескольких СУБД или платформах разработки. По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, различаются они только спецификой работы и ценой.
Обычно заказчики выбирают ту систему, для которой в организации уже есть СУБД. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться САДД, работающими на той же платформе.
Отметим, что на MS SQL работают системы «Гран-Док» от «Гранит Центр» (www.granit.ru) и «Кодекс». Одновременно на MS SQL и на Oracle Landocs от «ЛАНИТ» (www.landocs.ru), «ДЕЛО» от компании «Электронные офисные системы» (www.eos.ru). На Lotus Notes «БОСС-Референт» от «АйТи» (www.it.ru), «Золушка» от НТЦ ИРМ (www.mdi.ru). Последняя система работает также на MS SQL и на Oracle. Собственная база данных имеется у продукта «Евфрат-документооборот» от Cognitive Technologies (www.evfrat.ru).
«Конструктор» или «коробка»?
В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: «конструкторы» и «коробки». Коробочное решение представляет собой типовой вариант, подходящий для большинства организаций, которое в определенных рамках уже можно настроить под требования заказчика. Конструктор состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет более полно учитывать специфические требования заказчика.
При кажущемся преимуществе «конструктора» следует сказать, что установка и настройка такой системы весьма сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика. В некоторых случаях даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку. К тому же проект по внедрению такой системы будет заведомо более дорогостоящим по сравнению с типовым решением.
Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, здесь не обойтись без конструктора. Однако отметим, что в случае чересчур экзотического документооборота высока вероятность того, что он попросту неэффективен и что внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом, больше подойдет коробочное решение. Его плюсы: продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов, всегда имеются подробная документация и список типовых ошибок, то есть все прелести типового решения, в том числе и меньшая цена.
Из коробочных решений можно назвать такие, как «Гран-Док», «ДЕЛО», «Евфрат-документооборот», из «конструкторов» почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».
Специализация САДД
Для заказчика важно, чтобы САДД учитывала особенности отрасли, в которой он работает. Многие разработчики не уточняют специализацию своей системы, однако система не может быть универсальной и одновременно учитывать всю полноту абсолютно несхожих потребностей различных организаций.
Для того чтобы выяснить «заточенность» системы под определенного заказчика, лучше всего обратиться к списку клиентов он наиболее точно характеризует специализацию системы. Если компания, аналогичная вашей, в списке клиентов есть, то вполне возможно, что система подойдет и вам. Для получения более полной информации можно обратиться к постоянным клиентам заказчика и поинтересоваться их мнением о системе, а также узнать о возникших при внедрении сложностях.
В заключение более подробно остановимся на нескольких наиболее распространенных системах.
«БОСС-Референт» («АйТи», www.it.ru)
Данная система разработана компанией «АйТи» на платформе Lotus Notes и является так называемым конструктором. Она ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство.
Особенностью системы «БОСС-Референт» является то, что, помимо автоматизации основных процессов документационного обеспечения организации, она включает такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов (лифты, принтеры и др.), ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.
Из-за программной платформы система стоит недешево и может быть рекомендована тем организациям, в которых уже используется Lotus Notes.
«ДЕЛО» («Электронные офисные системы», www.eos.ru)
«ДЕЛО» это коробочный продукт, который в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации.
Часть функций вынесена за рамки базовой поставки в качестве дополнительных компонентов это подсистема «Архивное дело», которая может использоваться и как отдельный продукт, опции «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей», «Дело-Web», «Поточное сканирование», что позволяет заказчику выбрать необходимый конкретно ему набор функций.
Система отличается хорошим соотношением «цена/качество» и благодаря наличию нескольких вариантов поставки может быть использована и небольшими организациями для автоматизации бумажного делопроизводства, а крупными организациями для автоматизации смешанного или организации электронного документооборота.
«Золушка» (НТЦ ИРМ, www.mdi.ru)
Программный продукт от НТЦ ИРМ состоит из нескольких модулей: «Служебная корреспонденция», «Решения и распоряжения», «Письма граждан», которые в нужном соотношении и количестве можно установить на рабочие места. Система не только решает основные задачи классического российского делопроизводства, но и дополнительно обладает типичными возможностями современных САДД, такими как пересылка документов, потоковое сканирование, разделение прав доступа и т.п.
На наш взгляд, данный продукт лучше всего подходит для автоматизации работы канцелярии муниципалитетов и аналогичных организаций.
«Евфрат-документооборот», (Cognitive Technologies, www.evfrat.ru)
«Евфрат-документооборот» еще одно коробочное решение, разработанное на собственной базе данных и предназначенное для автоматизации документооборота и архивного хранения.
Система состоит из модулей «АРМ пользователя», «АРМ администратора», «Дизайнер форм», «Менеджер журналов и отчетов», «Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей», «Архивариус» и рассчитана на использование как в рамках отдельного подразделения, так и организации в целом.
Данное решение находится в средней ценовой категории и по своим функциональным возможностям может быть рекомендовано широкому спектру организаций. На сайте компании подчеркивается, что «Евфрат-документооборот» подходит для малого и среднего бизнеса.
Если еще десять лет назад нельзя было делать вид, что электронных документов не существует в природе, поскольку на их внедрении тогда уже настаивали как руководство страны, так и законодательство, то к настоящему времени они стали привычным инструментом деловой деятельности и государственного управления. Местами процесс вытеснения традиционных бумажных документов идет такими темпами, что уже их будущее вызывает опасения.
Сегодня мало кого еще нужно убеждать в том, что электронные документы позволяют намного эффективнее вести деловую деятельность: их легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать; легко искать необходимую информацию.
Более того, всего за несколько лет были разрушены казавшиеся труднопреодолимыми правовые препятствия на пути широкомасштабного внедрения информационных технологий. И даже там, где бумажные документы сохранились, их создание и дальнейшее управление сплошь и рядом осуществляются с помощью ИКТ (информационные компьютерные технологии).
Общество сейчас переживает сложный период перехода от одних технологий к другим, который в каждой организации и в каждой отрасли идет по-своему, в результате чего возникает многоукладность в работе с документами и информацией. У нас есть как организации, которые до сих пор в основном используют бумажный документооборот, так и те, у которых бумажных документов почти не осталось.
Эта статья адресована в первую очередь тем, кто пока еще остается на быстро сокращающейся «бумажной территории», но собирается ее покинуть. И несмотря на все впечатляющие технологические достижения, я по-прежнему придерживаюсь той же точки зрения, что и десять лет назад: от бумаги, как правило, переход идет не на чисто электронный, а на смешанный документооборот, в котором, в идеальном случае, сочетаются достоинства и взаимно компенсируются недостатки технологий двух эпох.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ
■ Достоинства электронных документов
Электронные документы в деловой деятельности в настоящее время:
Дают возможность вести деловую деятельность в новых областях;
Позволяют использовать новые методы работы;
Повышают скорость и качество принятия управленческих решений;
Позволяют существенно экономить, в первую очередь благодаря многоплановому повторному использованию электронных ресурсов.
Разница между эффективным и неэффективным управлением, доходной и убыточной деловой деятельностью часто зависит от скорости и качества принятия решений. Деловая деятельность организаций уже немыслима без электронной почты, и подавляющее большинство деловых контактов и переписки осуществляется только на ее основе.
Развитие современных технологий идет все дальше и дальше. Вместо создания и пересылки друг другу «бумагоподобных» электронных документов, государственные органы и коммерческие организации переходят сейчас на использование централизованных реестров и на коллективную работу с данными в базах данных и иных информационных системах.
Уже вымерли многие виды справок, которые еще лет 10 назад нужно было получать по любому поводу, - а ведь этот процесс еще только-только начинается.
■ Недостатки электронных документов
При этом у электронных документов довольно много недостатков, которые при массовом их использовании создают множество проблем.
Прежде всего, это быстрое моральное устаревание самих информационных технологий, которые меняются каждые пять-семь лет, а также не до конца отлаженные правовые механизмы, создающие массу проблем, когда встает вопрос, например, о долговременном хранении электронных документов, подписанных усиленными электронными подписями, причем так, чтобы не пострадала их юридическая значимость и доказательная сила.
Следует отметить, что носители информации, которые используются при работе с электронными документами, имеют короткий срок службы, многообразны, имеют различные технические характеристики и особенности, которые приходится учитывать при организации деловой деятельности.
Наряду с физическими носителями и установленными на собственной площадке системами документооборота организации все шире используют облачные решения, а также другие формы аутсорсинга.
Начиная работать с электронными документами, мы сразу же обнаруживаем и такое их отличие от бумажных, как определенная двоякость их свойств: их достаточно сложно надежно сохранить во времени, но и уничтожить совсем не просто. В какой-то степени ситуацию хорошо отображает фраза «трудно найти, легко потерять и невозможно забыть».
Стоит сказать и о юридических проблемах, причем, сложности возникают как из-за недостатка правового регулирования в одних областях, так и из-за избыточности и разнонаправленности в других.
Приходится учитывать, что у электронных документов достаточно высокая стоимость обслуживания, поскольку при организации работы с ними требуется применение современных технологий, продвинутой вычислительной и оргтехники, а также привлечение высококвалифицированного и высокооплачиваемого персонала.
Использование электронных документов требует серьезного внимания к вопросам обеспечения информационной безопасности.
Впрочем, этот аспект все чаще отходит на второй план, поскольку во все большее число видов деятельности вообще невозможно включиться, если не применять информационные технологии, инвестиции в которые таким образом входят в необходимые расходы на ведение бизнеса.
ПОЧЕМУ МЫ СЕЙЧАС НЕ МОЖЕМ ПОЛНОСТЬЮ ОТКАЗАТЬСЯ ОТ БУМАГИ
Как бы мы сейчас ни хотели полностью отказаться от бумаги, в полной мере пока что это сделать невозможно по ряду причин.
В некоторых случаях создавать документы на бумажных носителях требуется в соответствии с законодательством и нормативно-правовыми актами.
Как правило, речь идет о наиболее значимых и важных для деловой деятельности документах, таких как документы на собственность, уставные документы, документы, удостоверяющие права граждан, а также крупные контракты и т.д. Но даже в этой категории ситуация постоянно меняется и расширяется сфера использования электронных документов.
Согласно закону только запись о государственной регистрации права в ЕГРП является единственным доказательством существования зарегистрированного права. Владелец для подтверждения своего права собственности может получить выписку из ЕГРП, где содержится самая актуальная информация.
■ Достоинства бумажных документов
Для бумажных документов существуют отлаженные технологии их создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения.
Если бумажные документы надолго забыть в сухом и защищенном от грызунов помещении, то, скорее всего, спустя несколько десятилетий, а то и столетий, с ними по-прежнему можно будет работать - в отличие от электронных материалов.
Не случайно в ситуациях, когда требуется особо длительное хранение документов - в течение тысячелетий, как в атомной отрасли - по-прежнему предпочтительным решением остается использование аналоговых носителей информации, как традиционных (бумага, микропленка), так и новых (микрогравировка на металле или на сверхпрочных сапфировых дисках).
Для работы с неэлектронными документами требуется гораздо меньше технических средств, что может быть важно в случае чрезвычайных ситуаций, таких как отключение электричества и Интернета.
С бумажными документами пока что меньше проблем в случае официального взаимодействия с зарубежными партнерами. Существуют годами отработанные технологии и приемы трансграничного взаимодействия, которые обеспечивают обмен юридически значимыми документами.
В случае подписания наиболее важных договоров, в том числе и межгосударственных, стороны, используя соглашения, составленные на бумаге, придерживаются многовековых традиций, носящих в том числе и церемониальных характер. Электронный договор, в отличие от бумажного, сложно выставить в музее…
Соответственно, как государственным органам, так и коммерческим организациям приходится поддерживать бумажный канал взаимодействия с гражданами, несмотря на жгучее желание сэкономить благодаря отказу от него. Наверное, сменится еще два-три поколения, пока общество станет готово к тому, чтобы заставить всех своих членов взаимодействовать исключительно в электронном виде.
Нельзя не упомянуть и то, что в некоторых отраслях накоплены и продолжают активно использоваться колоссальные по объему массивы бумажных документов, и пройдет еще немало времени, пока все они будут оцифрованы. Это в первую очередь медицинская, кадровая и научно-техническая документация.
Важно отметить, что технологии бумажного документооборота не застыли на месте и продолжают развиваться, часто за счет интеграции с рядом информационных технологий (примером могут служить штрихкоды и встраиваемые чипы, а также повсеместный переход на электронный учет бумажных документов). Это способствует выживанию «бумаги» в новых условиях.
■ Недостатки бумажных документов
Прежде всего, это низкая скорость их создания, обработки и передачи. Для их хранения необходимы значительные площади, а поиск информации в них идет сложно и медленно. Управление документами обычно идет на уровне дел.
Также стоит отметить, что в случае чрезвычайных ситуаций, таких как наводнение или пожар, вероятность утраты большого объема бумажных документов очень велика.
Для повышения эффективности работы с бумажными документами приходится создавать научно-справочный аппарат (НПА), различного рода каталоги, картотеки и т.п. Несмотря на то, что в настоящее время НПА, как правило, существует в электронном виде, трудозатраты на его создание часто превышают экономическую отдачу от таких вспомогательных инструментов.
КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОСОБЕННОСТИ
В настоящее время в любой организации можно выделить ряд комплексов документов (систем документации), которые связаны с отдельными направлениями деятельности и исполнением законодательно-нормативных требований. Работа с документами каждого из этих комплексов, как правило, регламентируется отдельными законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, причем нормы и требования в отношении каждой группы устанавливаются свои, порой без учета уже существующих в других ветвях законодательства норм.
■ Корпоративная документация создается, как правило, в соответствии с требованиями законодательства. Она определяет систему управления, структуру и порядок работы органов управления организации, фиксирует факт принятия тех или иных управленческих решений, устанавливает правила взаимодействия всех участников корпоративных отношений.
■ Организационно-распорядительная документация чаще всего создается исполнительными органами организации и регламентирует его деятельность, работу подразделений и сотрудников.
■ Отчетность (корпоративная, налоговая и др.) создается и представляется в контролирующие органы по правилам, установленным регуляторами. Эти нормы постоянно развиваются и совершенствуются. Именно в этом комплексе документов в нашей стране наблюдаются наибольшие успехи в расширении сферы применения электронных документов.
■ Первичные документы бухгалтерского учета создаются в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.05.2016), и законодательство уже давно допускает возможность использования электронных документов. Однако именно из-за многоукладности российского делопроизводства большинство организаций вынуждено использовать смешанный документооборот.
■ Договорная документация создается в процессе осуществления деятельности при оформлении взаимоотношений с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения оформляются документами, созданными на основе положений Гражданского Кодекса РФ.
■ Научно-техническая документация создается при проектировании, изготовлении и использовании каких-либо технических объектов: зданий, сооружений, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения. В настоящее время ее разработка и использование, как правило, ведется в электронном виде. Необходимо отметить, что нормативные и методические документы, регламентирующие порядок работы с нею, в основном созданы еще в доэлектронную эру, что создает для электронных документов в составе этого комплекса серьезные риски.
В настоящее время как внутренний, так и внешний документооборот по всем видам документации все чаще и чаще ведется в электронном виде, но бумажные документы пока ни в одной из систем документации полностью не ликвидированы и по-прежнему достаточно активно используются.
За 20 лет такая страна-лидер в этом вопросе, как США, сумела лишь стабилизировать их производство.
Данные нашего ВНИИДАД также показывают, что, несмотря на все успехи электронного правительства, объемы вновь создаваемых бумажных документов по-прежнему растут на примерно 15 % в год. Другое дело, что параллельно идет стремительный рост объемов электронных документов, которых у ряда организаций в разы больше, чем бумажных.
РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Организация внутреннего документооборота основывается как на законодательно-нормативных требованиях, так и на локальных нормативных актах самой организации.
Внешний документооборот организовывается, прежде всего, на основании положений Гражданского кодекса РФ и в соответствии с существующими законодательно-нормативными требованиями; положений, установленных в договорах и контрактах, которые организации заключают с контрагентами, а также в локальных нормативных актах самой организации.
Кроме того, внешний документооборот может организовываться на основании специального законодательства, которое все чаще устанавливает требования об электронном взаимодействии с государственными органами и федеральными фондами.
СМЕШАННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ - РЕАЛЬНОСТЬ СЕГОДНЯШНЕГО ДНЯ
В настоящее время организации при работе с документами используют различные подходы, которые учитывают одновременное существование как электронных, так и бумажных технологий.
Большинство организаций давно уже не ограничивается электронной регистрацией документов, а их информационные системы становятся инструментом управления всеми видами документов, включая бумажные.
Также никого уже не удивляет при работе с документами использование штрихкодов (одно- и двумерного) и RFID-радиометок.
Получившие столь широкое распространение досье в настоящее время, как правило, содержат как электронные, так и бумажные документы, и при управлении такими «гибридными» объектами возникают свои непростые проблемы.
ЧЕТЫРЕ ИЛЛЮЗИИ О «БЕЗБУМАЖНОМ ОФИСЕ» И ИХ ПОСЛЕДСТВИЯ
При внедрении электронного документооборота, как показывает практика, возникает ряд иллюзий, от которых желательно избавиться на самых начальных стадиях его реализации, поскольку они будут мешать успеху и тормозить весь процесс.
■ Иллюзия о возможности создания «безбумажного офиса»
Как показывает опыт и России, и большинства стран мира, даже при переходе на использование электронных документов до сих пор наиболее важные юридически значимые документы пока создаются на бумажных носителях.
Чаще всего идет переход не от бумажного к чисто электронному, а от бумажного к смешанному документообороту. Одновременно растет роль информационных систем, баз данных, реестров и регистров.
Полностью отказаться от приема и обработки бумажных документов, поступающих от граждан и юридических лиц, государственные органы и коммерческие организации все еще не могут.
■ Иллюзия экономии за счет сокращения бумажного делопроизводства
Практика работы показывает, что на начальном этапе внедрения информационных систем количество бумажных документов - и особенно их копий - в организации часто увеличивается.
Это связано с тем, что работники, не доверяя современным технологиям, на всякий случай делают для себя бумажные копии. Эта вредная привычка может появиться и в тех случаях, когда внедренная система не до конца продумана и неудобна в эксплуатации.
Со временем значительная часть сотрудников, убедившись в ее надежности, перестают работать с бумажными копиями.
■ Кадровая иллюзия
Помимо «безбумажных» иллюзий существуют «кадровые» иллюзии. Экономия на персонале - это самая большая мечта руководителей в любых организациях, однако практика показывает, что после внедрения информационных систем затраты на оплату труда могут увеличиться.
Причина проста и банальна: более квалифицированный персонал стоит дороже, а затраты на оплату его труда в настоящее время обходятся дороже вычислительной техники.
Кроме того, организациям стоит помнить и о том, что им потребуется регулярно проводить повышение квалификации и переподготовку своих работников.
Ряд руководителей наивно полагают, что после внедрения информационных систем у сотрудников организации будет меньше работы.
На самом деле ее меньше не станет, но при правильном внедрении информационных систем изменится ее характер и произойдет перераспределение обязанностей между сотрудниками.
У большинства работников меньше времени будет уходить на технические операции.
■ Иллюзия «близкого счастья»
Не менее опасна иллюзия «близкого счастья», которая позволяет некоторым руководителям считать, что автоматизация решит все проблемы их организации. Да, автоматизация решит одни проблемы, но появятся но вые, которые тоже надо будет решать.
ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Одновременное использование электронных и бумажных документов создает дополнительные трудности при организации деловой деятельности.
При совершенствовании законодательной и нормативной базы, а также разработке локальных нормативно правовых актов приходится одновременно описывать процедуры работы как с электронными, так и с бумажными документами, и вот один из примеров.
Поскольку одни и те же виды документов могут быть созданы на разных видах носителей, встает задача их объединения и создания полного комплекта документов. В настоящее время такой комплект, как правило, создается в электронном виде, для чего бумажные подлинники сканируются и их копии включаются в информационные системы.
Еще одной тенденцией в современной деловой деятельности является одновременное создание подлинников документа на разных носителях. Это компромиссный вариант, который позволяет использовать положительные черты как бумажного, так и электронного документов. Такая технология закреплена даже на законодательном уровне.
ОПЫТ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ НА РАЗЛИЧНЫХ НОСИТЕЛЯХ
При использовании в деловой деятельности документов на различных видах носителей приходится учитывать, что во всем мире накоплен многовековой опыт работы с бумажными документами, все основные проблемы известны и имеются решения на все случаи жизни.
Существует примерно 35-летний опыт работы с электронными документами, понятны основные проблемы и есть опыт их решения, при этом приходится постоянно учитывать, что технологии работы все время меняются и появляются новые проблемы.
Сейчас стали появляться гибридные документы, в которых информация представлена как в аналоговом, так и электронном виде. Они пока в документообороте используются мало, и хотя основные проблемы уже выявлены, опыт их использования небольшой.
Использование смешанного документооборота приводит к тому, что потоки информации разделяются.
Оперативные решения принимаются на основе информации (бумажной и электронной), юридически значимые действия оформляются в виде бумажных документов (часто - с запаздыванием).
Внутри организации ничто не мешает широко использовать электронный документооборот - например, для быстрой доставки информации, для электронного согласования документов. «Внутренние» решения все чаще и чаще принимаются и фиксируются в электронном виде. Тормозит не столько отсутствие каких-то нормативов, сколько нежелание отказаться от старого, привычного стиля работы.
В настоящее время основной тенденцией как в деловой деятельности, так и в государственном управлении является переход на коллективное использование информационных систем. При этом информация, в зависимости от используемых носителей, управляется по-разному:
Неэлектронные документы - управление идет на уровне носителей;
Электронные «бумагоподобные» документы в информационных системах - управление идет на уровне документа;
Электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.) - управляются как на уровне носителей, так и на уровне документов;
Документированная информация в базах данных - управление может осуществляться вплоть до записей в базах данных и их полей.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ
Не следует превращать отказ от бумажных технологий в самоцель. У бумажных документов есть свои ниши, в которых они по-прежнему могут эффективно использоваться в деловой деятельности.
Опыт показывает, что если возникает серьезная деловая потребность в использовании современных технологий - они эффективно используются, даже если соответствующая законодательно-нормативная база далека от идеальной.
В зависимости от состояния дел в организации и методов ведения делопроизводства можно выделить две группы организаций, для которых переход на смешанный документооборот может существенно повысить деловую отдачу.
■ «Полный бардак»
В первой группе организаций ситуацию в делопроизводстве кратко можно охарактеризовать как «полный бардак».
В значительной части это небольшие фирмы, в которых просто нет специалистов в области управления документами и архивным делом.
Ситуация усугубляется и тем, что в настоящее время наблюдается массовая утрата навыков работы с бумажными документами.
Многие работники просто не в состоянии без шаблона написать даже самое простое заявление, что уж говорить о тех документах, порядок оформления которых установлен в законах и нормативно-правовых актах, а его нарушение может привести к весьма печальным последствиям.
Бумажный документооборот становится раритетным, и специалистов по работе с бумажными документами все меньше. В такой ситуации переход на использование электронных документов и электронного документооборота становится своеобразной палочкой-выручалочкой. В этом случае налаживать традиционный бумажный документооборот просто не имеет смысла, и наиболее правильным подходом является эффективно использовать информационные технологии, в том числе переводить учет документов в электронный вид.
■ «Отличники ДОУ»
Вторая группа организаций представляет полную противоположность первой. В этих организациях существует приличный традиционный документооборот.
В зависимости от тех задач, которые стоят перед структурными подразделениями организации, необходимо стремиться к совершенствованию деловых операций и повышению их эффективности.
Если же организация уже использует электронные документы и электронные подписи, то при разработке плана организации работы необходимо привлечь те структурные подразделения и конкретных сотрудников, которые уже с ними работают, и обязательно учесть их интересы. Переводить в электронный вид те или иные виды документов нужно с учетом потребностей организации.
Необходимо предусмотреть и такую экзотическую ситуацию, когда может произойти сбой в хорошо налаженном электронном документообороте, и организация будет вынуждена начать работать с бумажными документами.
При организации любой работы с документами нужно исходить из того, что традиционные правила работы с ними - не неизменные законы физики. В российском законодательстве, как правило, установлены требования к созданию, использованию и сохранению документов на протяжении установленных сроков хранения.
В подавляющем большинстве случаев никаких норм о том, как это будет реализовано, российская нормативно-правовая база не содержит. Это позволяет выстраивать достаточно гибкие и наиболее удобные в конкретных условиях методы.
Смешанное делопроизводство значительно повышает эффективность работы при использовании уже хорошо зарекомендовавших себя методов: сканирования бумажных документов, штрихкодирования как документов, так и дел, цветового кодирования, использования услуг аутсорсинга при организации работы с документами на всех видах носителей.
Поскольку постоянного перехода на новые технологии при управлении документами не избежать, лучше его не затягивать и постараться получить от этого максимальную деловую отдачу. В условиях быстрых изменений в законодательстве и технологиях переходить на новые методы работы придется регулярно. Подспорьем может стать система менеджмента и анализ рисков.
При внедрении информационных систем нужно сразу думать о том, как они будут выводиться из эксплуатации и как будет обеспечиваться сохранность содержащихся в них документов. Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности электронных документов и информации, имеющих постоянную или длительную ценность.
РЕЗЮМЕ
1. При принятии решения о переходе на использование электронных документов и электронного документооборота необходимо, в первую очередь, ориентироваться на интересы своей деловой деятельности, и использовать электронные документы там, где это даст реальную деловую отдачу.
2. Нужно очень осторожно подходить к вопросу об отказе от бумажных документов в тех случаях, когда им установлены длительные сроки хранения или когда эти документы могут потребоваться для восстановления деятельности в чрезвычайных ситуациях.
3. В некоторых случаях может быть полезным дублировать определенные документы в бумажном и электронном виде.
4. Не скрою, что несколько лет назад, оценивая перспективы вытеснения бумажных документов электронными в России, я считала, что темпы этого процесса будут значительнее медленнее, чем это оказалось на практике.
5. Следует учитывать, что в ряде направлений деловой деятельности и государственного управления документы на бумажных носителях еще останутся, и надолго, поэтому ни в коем случае нельзя терять навыки работы с ними.
» стал входить в российский ИТ-лексикон где-то в начале нынешнего века, до этого обычно говорилось просто об автоматизации документооборота, деликатно умалчивая о какого рода документах - электронных или бумажных - идет речь. Более того, понятия «электронный документ» вообще в нашем делопроизводстве не существовало, специалисты отлично понимали, что речь идет об управлении бумажными документами. Появление же термина «электронный документооборот», а вслед за ним и СЭД, казалось бы, должно было отразить качественные перемены в документоведении, а именно - замену бумаги на электронный формат. Однако к концу первого десятилетия неожиданно выяснилось - речь шла просто о смене названия без заметной корректировки сущности. Оказалось, что электронный документооборот - это, как правило, управление все теми же бумажными документами, но только «электронными» средствами, а совсем не оборот «электронных документов».
Термин «электронный документооборот» оказался в значительной мере скомпрометирован, во всяком случае, он стал пониматься двояко. В результате пришлось вспомнить о другом названии (появившемся еще 40 лет назад) - «безбумажный документооборот», который и стал все чаще использоваться в официальных государственных директивах, когда имелась в виду цель перехода к работе с настоящими электронными документами без обязательного использования бумажных носителей.
Хотя, конечно, электронные документы еще с 1990-х все активнее проникали в нашу жизнь. Но на их пути стояла непреодолимая преграда в виде законодательства, которое за ключевыми понятиями «подлинник» и «юридически значимый» признавало фактически только бумажный формат. Итогом этой ситуации стало том, что автоматизация российских документо-ориентированных процессов привела к появлению двухконтурной модели документационных потоков, в которой электронный поток был нацелен на повышение эффективности работы, а бумажный - на соответствие нормативным требованиям. Вполне очевидно, что такое дублирование было не очень нормальным, приводило к повышению сложности систем, к снижению их эффективности.
Тут нужно сразу отметить, что отмена использования бумаги не самоцель. Цель - это повышение эффективности работы и качества жизни людей. Использование электронных форматов нужно ровно настолько, насколько позволяют продвигаться к этой цели. Если какие-то задачи удобнее решать с помощью бумажных или еще каких-то форматов, то так и нужно делать. Вопрос стоит не о запрете бумажных документов, а о снятии ограничения на использование электронных, чтобы они в режиме равной конкуренции заняли свое место в нашей жизни.
Ситуация начала меняться только несколько лет назад, когда электронные документы стали постепенно получать законодательный статус, хотя все же явно выглядели «падчерицами» в российском документоведении. Это было понятно уже потому, что их легализации шла путем приравнивания их прав к правам бумажных документов. Однако хотя о программе перевода страны на электронный было объявлено на самом высшем уровне еще в 2008 г., но сроки завершения такого перехода на уровне органов управления страной последовательно переносились с 2012-го на 2015-й, а затем - на 2017 г. При этом некоторые эксперты выражают сомнения, что последний намеченный срок удастся выдержать.
Тем не менее, переход на безбумажные методы работы с документами идет как в коммерческом секторе, так и в сегменте государственного управления, электронные документы все шире используются гражданами, в том числе при выполнении покупок, банковских операций, при взаимодействии с госорганами. Но насколько быстро идут все эти процессы, насколько текущее положение дел соответствует потребностям общества? Какие проблемы есть на этом пути? Об этом нам рассказали эксперты - представители отечественных организаций.
Текущее состояние дел
« Поднятая тема - очень и очень щекотливая во многих аспектах, начиная с терминологии и заканчивая практическим ее применением», - считает начальник Управления сопровождения прикладных систем Департамента информационных технологий ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» Антон Бурлаков. - Очень многие практикующие специалисты скажут, что все в порядке и процент перехода довольно высок, но по факту о безбумажном документообороте речи не идет. С количественными показателями - вообще отдельная история. В свое время (распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р) были попытки вывести в безбумажный формат определенный процент от общего объема документооборота. Все закончилось не то чтобы печально - МЭДО реально работает, но это все-таки не переход на безбумажный документооборот в обсуждаемом сейчас виде, а улучшение электронного учета и движения бумажных документов. Да и граница между подлинно безбумажным и просто электронным документооборотом достаточно зыбкая - всегда можно распечатать и положить на стол так привычный руководителю бумажный документ«.
Директор по информационным технологиям Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Владимир Соловьев рисует совсем иную, намного более оптимистичную картину: «Думаю, что в целом планы отказа от бумаги перевыполнены по сравнению с ожиданиями десятилетней давности. Причем перевыполнение часто происходило путем решения с помощью СЭД задач, которые гораздо лучше решаются другими средствами. Например, работа ведомств с обращениями граждан лучше идет в тех организациях, которые реализовали эту задачу в CRM -, а не в -системах». В качестве примера он приводит высшую школу: если еще несколько лет назад Финансовый университет был одним из очень немногих вузов, работающих без бумажных документов, то сегодня практически все университеты также внедрили СЭД для внутреннего документооборота. По его оценкам, в системе высшего образования доля электронных документов находится уже в границах от 40 до 50%.
Профессор кафедры информационных технологий, начальник отдела электронного документооборота РЭУ им. Г. В. Плеханова Павел Музычкин считает, что термин «безбумажный документооборот» (введенный академиком В. М. Глушковым в 1970-е как раз для подчеркивания способа обмена документами не на бумажном, а на машинном носителе информации с целью последующей ее обработки при помощи ЭВМ) использовать сегодня не следует, в том числе и потому, что переход на электронные методы не должен сопровождаться запретами на бумажные носители. По его мнению, будет правильнее использовать понятие «электронный документооборот» в его изначальном смысле - работы именно с электронными документами как основной формой современного контента.
«Полностью электронный документооборот имеет место тогда, когда на всех стадиях жизненного цикла документ находится в электронной форме. А эти стадии, как известно, начинаются с создания документа и заканчиваются его архивным хранением и уничтожением через установленный законом срок, - напоминает эксперт. - А теперь ответьте, в каком состоянии находится архивное дело в нашей стране - в бумажном или в электронном? Правда, ответ очевиден? Говорить о безбумажном документообороте можно только в тех случаях, когда документы не сдаются в архив на длительное хранение. Таким образом, сегодня перевести в электронный вид можно только некоторый ограниченный массив документов, не подпадающий под требования долгосрочного хранения, причем в разных организациях доля данного массива документов разная. Для вуза, где большую часть документооборота составляют документы, связанные с движением многочисленного персонала и контингента обучаемых, документальным оформлением результатов учебного процесса, доля зарегистрированных документов, постоянно находящихся в электронной форме, по экспертной оценке, в настоящее время составляет не более 1%, если, конечно, не считать документами сообщения электронной почты».
Далее Павел Музычкин рисует такую картину сегодняшнего положения дел. Сейчас та незначительная часть документов, которые в течение всего жизненного цикла находятся в электронной форме, представляют собой внутренние документы. Даже если подлинники входящих документов были в электронной форме (что сегодня нередко встречается при взаимодействии с органами государственной власти и управления), в вуз они поступают в виде электронных или бумажных копий. Электронные копии распечатываются и подшиваются в дело, хотя для исполнения передаются через в электронном виде.
Безусловно, в свое время, особенно после принятия первого закона об электронной подписи, многие были очарованы открывающимися перспективами избавления от надоевших всем бумаг, считает эксперт. Но жизнь поставила все на свои места, и сегодняшнее состояние СЭД есть объективное отражение степени готовности современного общества, его отдельных структур принять новые технологии. Однако делопроизводственным службам изначально было ясно, что возможен только смешанный документооборот, поэтому завышенных ожиданий в вузе не было. Постепенно, эволюционным путем СЭД охватывала все новые и новые пласты документов и укоренялась в организационной структуре. «Сказать, что результаты не соответствуют ожиданиям, можно, но только не в том контексте, как обычно говорят. С моей точки зрения, они намного превзошли то, что мы планировали в 2006 г., когда начинали внедрение. Правда, так думают не все. Для большинства СЭД - как электричество, как воздух - есть и все!», - уверен он.
С чего начинать
Документооборот - это очень широкое понятие. Есть организационно-распорядительный, кадровый, финансово-учетный, есть внутренний и внешний. При этом внешний тоже бывает разным - между предприятиями одного холдинга и между независимыми контрагентами, внутри страны и с зарубежными контрагентами. Отдельная большая категория - документооборот в системе государственного и местного управления, между этой системой и гражданами. Есть вертикально-отраслевые сферы - банковская, здравоохранение, образование и пр. Какие из этих разных категорий документооборота испытывают сегодня наибольшие потребности в переходе на электронные рельсы? Где уже достигнуты наилучшие результаты?
«Водораздел между сферами с относительно беспроблемным и все таки затрудненным использованием исключительно электронных документов очевиден - это структурированная или неструктурированная информация в документах, - считает Антон Бурлаков. - Именно поэтому лучше всего отказ от бумаги проходит в тех ведомствах и в тех сферах, где в документах содержатся в основном цифры, за примером далеко ходить не надо - Налоговая служба. А вот там, где появляются сложносочиненные тексты - начинаются трудности, даже в таких, казалось бы, примитивных областях, как прием обращений. Банальная жалоба, оставленная на сайте, получает кучу реквизитов, распечатывается, регистрируется, обрастает кучей резолюциями и пометками, подшивается в дело. Зачем? А от греха подальше, вдруг проверка или что».
В качестве способа перехода на безбумажный он предлагает полностью запретить использование внутренних документов в бумажном виде, считая этот вариант вполне реальным. Следующий шаг связан уже с изменением принятой у нас схеме управления: нужно ввести модель свободных поручений, не привязанных к документам, снабженных только техническим номером, не видимым пользователям, но при этом передаваемым внутри СЭД и вполне легитимным. Дальше - переход к передаче управленческих воздействий (записей) через корпоративные социальные сети и прямая привязка этих записей к проектным планам и графикам, а не к документам. Реализация такой схемы видится вполне возможной, но на ее пути есть препятствия, которые можно и нужно устранить.
«Думаю, что самый большой прогресс будет не там, где бумажные документы удастся превратить в электронные, а там, где от документов удастся отказаться в принципе», - говорит Владимир Соловьев. В некоторых случаях проще открыть для запросов витрину данных, как это сделано, например, в сервисах проверки уплаты штрафов ГИБДД или задолженностей по налогам и сборам. Вместо того, чтобы держать штат сотрудников, готовящих и согласующих документы, в ситуациях, когда необходим только доступ к данным, куда проще запустить сервисы, работающие в автоматическом режиме, и передать всю работу на самообслуживание тем, кто обращается за таким доступом.
В качестве примера реализации такой идеи он приводит свой университет, где весь внутренний документооборот уже давно осуществляется только в электронной форме. Функции по эксплуатации и поддержке СЭД уже больше года назад ИТ-подразделения университета передали управлению делами, пользователи сами создают сотни типовых маршрутов в месяц, и движение всех документов, касающихся внутренней жизни университета, проходит в электронной форме. Внешние же запросы пока еще слишком часто приходят в университет по обычной почте в бумажной форме. Но и они сейчас переводятся в электронную форму. Вопросы ректору давно уже задают на сайте, запросы в ИТ-поддержку тоже. В этом году происходит переход на электронную форму взаимоотношений с научным сообществом и с иностранными гражданами и организациями. «Но для научных контактов во многих случаях стандартного функционала ECM и CRM не хватает, нужны более серьезные системы управления знаниями», - отмечает эксперт.
А другой представитель высшей школы, Павел Музычкин, видит реальную картину в несколько ином свете: в бюджетном образовательном учреждении структура смещена в сторону персональных данных, поэтому значительная часть документов уходит в архив на десятилетия и, следовательно, в нынешних условиях пока не имеет шансов стать электронными подлинниками. В то же самое время есть группы документов, которые уже сегодня вполне могут быть переведены в полностью электронный вид. Наиболее актуальный участок - госзакупки, и тут уже очень много сделано в государственном масштабе. Но на уровне вуза из-за высокой степени ответственности персонала за ошибки огромные массивы документов по-прежнему распечатываются, хотя на портале госзакупок вся информация о договорах имеется в электроном виде, причем с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Однако есть другой важный пласт документов в вузах, который беспрепятственно может быть превращен в полностью электронный вид - документация по организации учебного процесса. Это объемные комплекты из сотен документов по каждой образовательной программе, которые необходимы для прохождения государственной аккредитации. То что до сих пор они еще существуют на бумажном носителе - рудимент. Что интересно, он может быть ликвидирован одним росчерком пера уполномоченного должностного лица министерства. Имея такой мощный рычаг, как государственная аккредитация, данное решение может быть легко реализовано на практике.
Какие есть препятствия
Что мешает переходу на настоящий электронный документооборот: нет потребности у предприятий, низкая заинтересованность, СЭД не дает нужного эффекта или не оправдывает затрат, нет кадров, нет технологической готовности, недостатки нормативно-законодательной базы? Отвечая на эти вопросы, Антон Бурлаков вспоминает часто используемый тезис: «Бумажная парадигма исчезнет только с последним руководителем высокого ранга, которому секретарша распечатывает документы». Но дальше отмечает, что на самом деле проблема намного серьезнее. Он считает, что трудности есть во всех сформулированных вопросах, и перечисляет еще несколько важных аспектов:
· до сих пор нет единого терминологического аппарата и единого понимания термина «электронный документ»;
· люди просто не готовы к отказу от документов в традиционном их понимании, для них то, что они видят на экране, - это документ, который можно легко представить в бумажном виде;
· есть страх и опасения за надежность системы электронного документооборота и хранения информации, многие не готовы к тому, что даже самая незначительная информация никак не фиксируется на бумаге и не будет подшита в дело;
· прецеденты возврата к бумажным документам уже есть, недаром в США появился термин hard copy и требования по хранению важных документов именно на бумаге;
· и конечно же, требования по защите информации, нетрудно зайти на сайт госзакупок и поискать тендеры на закупку пишущих машинок.
Есть некоторые трудности и на уровне законодательства, но все же главные проблемы - в нашем менталитете, в головах. Уже сегодня при существующих нормативных требованиях у организаций есть большие возможности для широкого использования электронных документов, уверен Владимир Соловьев. По его мнению, трудности возникают только на первом шаге, когда кажется серьезной инновацией и всем работникам приходится учиться и перестраиваться. Но очевидные плюсы быстро переводят СЭД из разряда инноваций в разряд действующего стандартного решения. Если руководство понимает выгоды от перехода на безбумажный документооборот и транслирует сотрудникам свое положительное отношение к отказу от бумажных документов, то серьезных проблем быть не может, только стандартные задачи, которых в больших организациях может быть много.
« Думаю, потребность в полностью электронном, т. е. безбумажном документообороте есть, и даже очень острая, - считает Павел Музычкин. -Неправильно думать, что кто-то сознательно мешает широкому использованию безбумажной технологии. Просто сегодня не созрели объективные условия для создания электронных архивов. То что мы сейчас имеем - правильнее называть предпосылками. Как обеспечить гарантированное хранение документов в течение десятилетий и столетий? К сожалению, наука еще не дала нам таких технологий. Но все равно нужно работать с тем, что есть».
Вместе с тем он уверен, что недостатки нормативно-законодательной базы также вносят свой вклад. Примером может служить первый закон об электронной подписи, который работал, но за десять лет так и не привел к ее массовому использованию в деловой практике, все оказалось намного сложнее, чем рисовалось в нашем воображении. Подпись, оказывается, действует определенный срок, может быть отозвана, скомпрометирована, для ее использования нужно устанавливать специальное ПО и получать сертификаты, которые периодически следует обновлять. Нужно иметь не только подпись, но и поддерживать целую инфраструктуру ключей, держать штат сотрудников и платить за лицензии на ПО, платить за носители ключей, платить за ежегодную перегенерацию ЭП. Закон об электронной подписи 2011 г., введя вид простой электронной подписи, многое упростил и придал юридическую значимость технологиям, основанным на пин-кодах, логинах и паролях. Многие внутренние бизнес-процессы могут обойтись без усиленной электронной подписи, а корпоративная почта может взять на себя часть функций, которые ранее выполнялись через СЭД.
Как решать проблемы
Антон Бурлаков считает, что тут предстоит решить целый комплекс непростых задач. В качестве необходимого шага нужно изменить взгляд людей на само понятие «документ» и на использование документов при обмене информацией и передаче управленческих воздействий. Социализация управленческой деятельности в организациях и отказ от ее формализации помогут сократить число событий, фактов и управленческих воздействий, подлежащих документированию. Тут не обойтись без определенной ломки сознания.
В качестве конкретных мер он предлагает, как вариант, обязать всех арифметически сократить число регистрируемых документов. «Но пока не пройдет несколько лет, пока люди не поймут, что так действительно удобнее и практичнее и что риски на самом деле минимальны, мы будем пользоваться все улучшающимися системами электронной регистрации бумажных документов. Красивыми, иногда реалистично имитирующими бумажные документы, но не прогрессивными», - говорит наш эксперт.
Нужно начинать с конца жизненного цикла документов - архивов, считает Павел Музычкин. Нужно создавать мощные дата-центры с многократным географически распределенным резервированием, находящиеся под с гарантированной защитой государства от форс-мажорных обстоятельств природного, экономического и политического характера, в которых на коммерческой основе за приемлемую плату могли бы накапливаться электронные архивы предприятий и организаций. Тогда, говорит он, паровоз станет впереди поезда, как это и должно быть, и пойдет по расписанию к конечной станции - архиву. Пока же электронный находится на рельсах, которые ведут в никуда...
В будущем, по мнению эксперта, техническое решение скорее всего будет найдено путем отделения «логики и семантики» архивного дела от «физики», за счет виртуализации ПО и периодической миграции электронного архивного фонда на новое оборудование. «А сейчас нужно работать над унификацией электронного архивного дела, отрабатывать форматы архивных документов, вести стандартизацию технологий электронных архивов предприятий и организаций, - советует Павел Музычкин. - Но только делать это нужно намного быстрее, чем это происходит сейчас. Посещая конференции иногда удивляюсь - нередко обсуждаются проблемы, о которых слышал еще девять лет назад, когда только начал внедрять в своем вузе СЭД и стал интересоваться вопросами электронного документооборота».