Растет число компаний, уже оценивших преимущества внедрения электронного документооборота. Помимо ускорения принятия решений и сокращения издержек повышается эффективность бизнес-процессов. Фирма «1С» разработала механизм электронного обмена первичными документами между организациями. Новый механизм был опробован, в частности, в компании «Комацу СНГ». О том, как проходил процесс подготовки и запуска электронного обмена первичными документами, рассказывают специалисты компании.

Компания Komatsu Ltd была основана в 1921 году японским предпринимателем Meitaro Takeuchi (Маитаро Такеючи) на западном побережье Японии. История Komatsu в России началась еще со времен СССР, когда в конце 60-х годов прошлого века в страну стали поступать бульдозеры, трубоукладчики, лесовозы и другая, наиболее востребованная в то время техника, не имеющая отечественных аналогов. На данный момент Komatsu - мировой лидер по производству строительной техники. Основные виды деятельности компании: производство и реализация строительной техники, горнодобывающего и складского оборудования. В ноябре 2006 года была создана Российская компания ООО «Комацу СНГ», являющаяся на сегодняшний день официальным представительством Komatsu Ltd в странах СНГ.

Задача - отказ от бумажного документооборота

В мае 2011 года фирмой «1С» совместно с компанией «Комацу СНГ», принципы которой провозглашают непрерывное совершенствование, использование в работе и производстве новейших технологий и методов, было принято решение о начале пилотного проекта по запуску обмена электронными документами на базе программных продуктов «1С» между ООО «Комацу СНГ» и ее дистрибьюторами.

По оценке финансового подразделения ООО «Комацу СНГ» при действующем бумажном документообороте компании ежегодно печатается и подписывается около 70 000 документов, и перевод обмена документами в электронный вид по грубым подсчетам позволит сэкономить 4,5 млн рублей в год.

Главной целью пилотного проекта был отказ от обмена документами в бумажном виде и переход на электронный юридически значимый документооборот с простым и интуитивно понятным пользователю интерактивным интерфейсом. Именно функциональность и удобство в работе в конечном итоге приводит к экономии времени руководящего состава компании при подписании документов, составленных в электронном виде, и ускорению бизнес-процессов в целом.

Сам проект был разделен на два больших этапа:

1. Запуск обмена первичными документами, которыми законодательство уже позволяет обмениваться. Например, такими как «Заказ товаров», «Счет на оплату», «Накладная на отгрузку», «Прайс-лист» и др.

2. Запуск в тестовом режиме обмена электронными счетами-фактурами (необходимая нормативная правовая база для их использования пока не принята).

Со стороны ООО «Комацу СНГ» была сформирована рабочая группа из 18 человек - это специалисты финансовых подразделений, юристы, ИТ-специалисты и руководители служб, а также задействовано 10 компаний-дистрибьютеров.

Обмен первичными документами в электронном виде

Перед началом запуска первого этапа обмена для того, чтобы все разработки были реализованы в соответствии с законодательством РФ, финансовым и юридическим службам компании потребовалось получить разъяснения по некоторым вопросам от контролирующих органов.

Внедряемая подсистема реализована с использованием новых криптографических возможностей программы «1С:Предприятие 8.2». Изучение функционала механизма обмена электронными документами и его встраивание в учетные системы техническими специалистами заняло не более 2-х недель и проводилось для конфигураций «1С:Управление производственным предприятием 8», (редакция 1.3), «1С:Управление торговлей» (редакция 10.3).

Реализованное решение и вид интерфейса эргономично вписались в уже существующие учетные системы. При этом переподготовка пользователей не потребовалась: формирование, подписание и отправка электронного документа с установленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) выполняется в одно действие (см. рис. 1).

Рис. 1

Возможность просмотра содержимого первичных документов в электронном виде реализована посредством вывода на экран печатных форм, ежедневно применяемых и привычных для пользователя. На рисунке 2 представлен пример экранного вида печатной формы унифицированной товарной накладной ТОРГ-12, составленной в электронном виде. Пользователь может отслеживать статус документа.

Для подписания ответственными лицами компаний в рабочем окне конкретного пользователя программы разработано отдельное поле для работы с требующими подписи электронными документами. На рисунке 2 представлен пример товарной накладной в электронном виде, подготовленной к подписанию ЭЦП менеджером отдела продаж.

Рис. 2

Сами электронные документы, как и установленные ЭЦП, хранятся в учетной системе пользователя и при необходимости могут быть экспортированы для проведения экспертиз или передачи в контролирующие органы.

В таблицах 1 и 2 приведен перечень этапов, выполняемых сотрудниками участников обмена документами при применении бумажного (как было) и электронного документооборота (как стало).

Таблица 1. Перечень этапов, выполняемых участниками обмена документами со стороны «Комацу СНГ»

Этапы прохождения документа
Отражение в учете документа	2. Печать на принтере.	1. Ручной ввод первичного документа. 2. Формирование исходящего электронного документа.
	3. Собственноручная подпись (одна или несколько). 4. Печать организации.	3. Визирование ЭЦП исходящего электронного документа.
Передача контрагенту	5. Передача лично или отправка почтой. (курьерской службой) 6. Реестр исходящих документов.	<Автоматическая отправка электронного документа с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих>
	7. Получение лично или по почте (курьерской службой). 8. Проверка полученного экземпляра с подписью. 9. Реестр входящих документов.	<Автоматическое получение электронного подтверждения с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих>
Хранение оригинала в архиве	10. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями	<Автоматическое формирование архива>

Таблица 2. Перечень этапов, выполняемых участниками обмена документами со стороны компаний-дистрибьютеров ООО «Комацу СНГ»

Этапы прохождения документа	Обмен документами в бумажном виде (как было)	Обмен документами в электронном виде (как стало)
Получение документа с визой контрагента	1. Получение лично или по почте (курьерской службой). 2. Проверка полученного экземпляра с подписью. 3. Реестр входящих документов.	<Автоматическое получение электронного документа с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих>
Визирование ответственным лицом	4. Собственноручная подпись (одна или несколько). 5. Печать организации.	1. Визирование ответной ЭЦП входящего электронного документа.
Передача контрагенту	6. Передача лично или отправка почтой (курьерской службой). 7. Реестр исходящих документов.	<Автоматическая отправка электронного подтверждения с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих>
Отражение в учете	8. Ручной ввод первичного документа.	<Автоматическое заполнение данных> 2. Ручной ввод недостающих данных, специфичных для стороны получателя.
Хранение оригинала в архиве	9. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями.	<Автоматическое формирование архива>

На рисунке 3 представлен пример архива электронных документов, где наглядно можно увидеть индивидуальные характеристики и состояние (статус) документа.

Рис. 3

Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде можно будет после появления аккредитованных операторов электронного документооборота и утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).

Интернет открыл доселе невиданные возможности по обмену информацией. Совершенно не обязательно лететь на другой конец света, чтобы пожать руку будущему партнеру и обговорить детали дальнейшей работы. Все нюансы работы можно обсудить и через интернет. Однако некоторые вещи мы продолжаем делать по-старинке. И дело здесь не в нашей склонности к ретроградству, а в особенностях законодательства.

Допустим, вы нашли отличного заказчика на свои услуги или покупателя продукции. Бухгалтерское оформление хозяйственных операций немыслимо без «первички». Но как провести обмен документами между организациями, если контрагенты находятся в разных городах и возможность личной встречи между ними отсутствует?

Сканированные документы

Первая идея, которая может прийти вам на ум – обмен документами по электронной почте или факсу в сканированном виде. К примеру, ООО «Ромашка» на e-mail (или факс) ООО «Василек» высылает скан договора с подписью и печатью. В ООО «Василек» договор распечатывают, подписывают, ставят печать, сканируют и высылают обратно на e-mail (факс) ООО «Ромашка». В итоге у обеих сторон в наличии договоры со своей оригинальной подписью и печатью и со сканированной подписью и печатью контрагента.

Аналогичный «финт ушами» можно проделать не только для договоров, но и для других документов – накладных, актов. Покупателю можно отправить скан счета на оплату.

На самом деле такая ситуация на практике довольно распространенная. Здесь действует лозунг: «Лучше у нас будет хоть что-то, чем ничего». Ведь не каждый контрагент будет заморачиваться отсылками бумажных документов, если ему для учета они без надобности.

Однако имеют ли сканы документов юридическую силу? Сомнительно. Давайте обратимся к законодательству.

Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, кроме сделок, требующих нотариального удостоверения (п.1 ст.161 ГК).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.434 ГК).

Сам по себе сканированный документ не может доказывать, что он действительно был подписан соответствующими лицами. Средством, признанным законодательно и позволяющим достоверно установить создателя электронного документа, является электронная цифровая подпись (закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»).

А что же факс и электронная почта, могут ли они подтвердить отправителя? Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, нужна его идентификация. Как вы можете быть уверены, что факс, с которого прислан документ, действительно принадлежит вашему контрагенту? По электронной почте документы могут быть отправлены и неуполномоченным лицом.

При работе через интернет оперативность, безусловно, крайне важна. Однако оказывать услуги (отгружать товары) по договору, который в дальнейшем может быть оспорен, крайне рискованно. Денег можно так и не дождаться.

Однако если вы работаете с контрагентом длительное время, то вовсе не обязательно постоянно обмениваться только оригиналами бумажных документов. Вот один распространенный и удобный вариант, как организовать обмен документами между организациями:

1. Сначала вы заключаете договор в письменной форме, в виде одного документа, скрепленного оригиналами подписей и печатями. Это придется сделать через курьерскую службу или почту (см. далее).

2. В составленном договоре прописываете, что такие-то последующие документы при таких-то условиях стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

3. В дальнейшем обмениваетесь документами по исполнение договора так, как договорились, например, по электронной почте или факсу.

Примеры формулировок, вносимых в договор

Бумажные документы в оригинале

Если вы пока не располагаете средствами, позволяющими наладить электронный документооборот, то обмен бумажными документами через почту или курьерские службы остается самым подходящим решением. Обмен документами происходит следующим образом:

Составляется документ (как правило, в программе, в том числе в бухгалтерской);

Распечатывается (обычно в 2 экз.), подписывается, ставится печать;

Документ упаковывается в конверт;

Письмо отправляется через почту или курьерскую службу;

Письмо приходит вашему контрагенту, он подписывает документ, ставит печать;

Один экземпляр документа отправляет вам обратно через почту или курьерскую службу;

Вы получаете ваш подписанный экземпляр документа и храните его.

Очевидные минусы:

Если отправка почтой, то это очень долго, документы часто опаздывают;

Документы на почте часто теряются;

Расходы на: бумагу для распечатки документов, краску для принтера, конверты, рабочее время сотрудников на распечатку, запаковку, визиты на почту плюс сама стоимость отправки почтой или курьером.

Как правило, те, кто при словах «электронный документооборот» округляет глаза и заявляет: «ДОРОГО!», не подсчитывал, сколько денег уходит на бумажные отправки (отправить даже одно простенькое заказное письмо с одной-двумя бумажками через почту будет стоить более 30 руб.). Если в месяц у вас отправляется большое количество документов, то, скорее всего, электронный документооборот будет дешевле.

Однако если ваши контрагенты не собираются переходить на электронный обмен документами, то тут ничего не поделать – придется пыхтеть над бумажками. А может, стоит попытаться их убедить с помощью цифр?

Электронные документы

Теперь кратко поговорим о наиболее прогрессивном на сегодняшний день варианте обмена документами на расстоянии – путем использования электронных документов. Электронный документ может быть:

Формализованным (атрибуты файла подлежат автоматической обработке, имеют строгий формат XML-файла – счета-фактуры);

Неформализованным, форма которого может быть любой.

Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Он равнозначен бумажному документу и имеет юридическую силу. Через интернет документ мгновенно доставляется адресату. Отправить можно любой первичный бухгалтерский документ.

Один из распространенных вопросов – обязательно ли работать через оператора электронного документооборота? Ответ – смотря чем обмениваетесь:

1. Прямой обмен документами с контрагентом. Если у обоих есть квалифицированная электронная подпись, то дополнительного соглашения для обмена заключать не потребуется. Документы с электронной подписью можно пересылать напрямую по электронной почте. Для подписания документов электронной подписью может быть использован программный продукт КриптоАРМ, который нужно установить и настроить своими силами.

2. Обмен через оператора. Этот вид обмена обязателен только для счетов-фактур. С остальными документами – по желанию. Плюсы работы через оператора: копии ваших электронных документов хранятся у оператора, что страхует вас от их потери, отправка документов возможная сразу из бухгалтерской программы (например, для отправки через Диадок в 1С создан специальный модуль).

Подготовка квалифицированного сертификата электронной подписи – в среднем 1000 руб. Годовая лицензия на право использования средств криптографической защиты информации (СКЗИ) – от 500 руб. Стоимость отправки документов – пример на картинке.

Детальную процедуру работы и подключения к оператору мы здесь не будем рассматривать, т.к. ваша первая задача – просмотреть предложения и сравнить тарифы, выбрав самый подходящий для вас вариант. Далее техподдержка оператора не позволит вам заблудиться))).

Подключение к электронному документообороту проходит 3 шага:

Подключение к оператору, подписание соглашения с оператором;

Приобретение сертификата подписи и лицензии на СКЗИ;

Подключение ваших контрагентов.

Заключать дополнительные соглашения с контрагентами для обмена документами через оператора не нужно.

Если вам нужна консультация по бухгалтерскому учету и налогообложению в вашем интернет-бизнесе, пишите мне на странице. Узнайте, чем я могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу.

Документооборот в каждой организации имеет большое значение. От того насколько грамотно и удобно настроен документооборот в компании зависит насколько быстро и качественно она сможет взаимодействовать с другими организациями. Документооборот между организациями называют внешним документооборотом. Он является продолжением внутреннего и не может существовать без него.

В данной статье мы рассмотрим:

• что такое внешний документооборот;
• что такое ЭДО;
• как организовать ЭДО между компаниями.

Внешний документооборот

Документооборот между организациями фактически и будет являться внешним документооборотом, поскольку именно он предполагает движение документов между организациями.

К нему можно отнести все входящие и исходящие документы по деятельности вашей компании. Например, это могут быть договоры со сторонними организациями, накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, справки о стоимости работ и т.д. Все ваши сделки с партнерами, деловая переписка, которую вы с ними ведете, коммерческие предложения и прочее будет входить в рамки внешнего документооборота.

Его важность заключается в том, что на его основе в компаниях ведется бухгалтерский учет, а также налоговый учет и статистический. Также благодаря организации внешнего документооборота создается деловая репутация компании. Поэтому крайне важно обучить сотрудников компании ответственному отношению к подобным документам.

Сотрудникам следует помнить, что документ всегда должен быть в наличии, ведь иногда отсутствие какого-либо документа может привести к большим проблемам для компании.

Помимо этого необходимо правильно оформлять документы. Существует множество первичных бумаг, для которых установлена форма и законом определены требования к их заполнению.

Документы должны храниться надлежащим для этого образом. Необходимо обеспечить их физическую сохранность и легкий, удобный доступ к ним.

Электронный документооборот

В настоящее время все больше компаний предпочитают переходить на электронный документооборот (ЭДО), с помощью которого происходит движение и обмен документами в электронном виде.

Обмен документами между предприятиями в электронном виде предоставляет компаниям ряд преимуществ и является в настоящее время наиболее предпочтительным. Особенно это касается документооборота с государственными учреждениями, которые все больше переходят на безбумажные процессы.

Переход на ЭДО в компании происходит не сразу, это постепенный и поэтапный процесс.

Как показывает практика лучше всего данный переход начать с внутреннего документооборота компании. Так будет намного проще и удобнее, а как только внутренний электронный документооборот будет налажен, можно приступать к установке электронного документооборота между организациями или по-другому, межкорпоративного электронного документооборота (МЭДО).

На сегодняшний день и технические средства, и программное обеспечение, а главное, и законодательство РФ позволяет это сделать без особых затруднений.

Нормативно-правовая база обмена электронными документами закреплена такими документами как:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации;
2. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации;
3. Налоговый кодекс Российской Федерации;
4. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
5. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и др.

Как организовать ЭДО между компаниями

На практике существуют различные варианты сочетания элементов традиционного и электронного документооборота от простых вариантов до целых комплексных систем.

Комплексные системы внешнего ЭДО позволяют сочетать в себе регистрацию документов в корпоративной системе, отправку писем по электронной почте, автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по электронной почте, в корпоративной системе организации-получателя документов. Помимо этого они обеспечивают использование средств криптозащиты, в том числе электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

При организации взаимодействия двух и более корпоративных систем с использованием технологии взаимоувязанного документооборота необходимо учесть ряд различных по сложности проблем.

Наиболее сложные задачи касаются технического обеспечения взаимодействия корпоративных систем нескольких организаций и ведомств, а также информационной безопасности и защиты информации в компьютерных сетях

Данный комплекс задач решается специалистами в сфере информатизации и технической защиты информации.

От служб документационного обеспечения компаний-участников потребуется организовать методическое взаимодействие электронного документооборота, решить вопросы унификации формы документов, форматов записи, принципов документооборота.

Для успешного внедрения ЭДО организациям и разработчикам автоматизированных систем необходимо действовать согласованно, использовать общие принципы и типовые решения.

Межкорпоративный документооборот (внешний ЭДО)

Глава 1. Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать

Екатерина Михеева
Карина Кассис
17 мая 2017 г. 14:43

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще труднее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с электронными первичными документами и сдавать отчетность в новом виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами и что нужно для начала обмена.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с документооборотом. Десятки лет оттачивались схемы работы с бумажными документами. Сегодня на смену им пришли электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив документ, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние - нет. При этом именно последние ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена

Итак, вы решили передать контрагенту электронные документы. Каким образом будет выстраиваться взаимодействие, обе стороны решают самостоятельно. Выделяются два основных варианта:

● Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописываются порядок и условия проведения процедуры. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, в других случаях это необходимо. Очевидное преимущество данного варианта - не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все файлы разрешается отправлять напрямую контрагенту.

● Другой вариант - обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети операторов, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Представители ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного взаимодействия с любыми электронными документами, и, самое главное, для работы со счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую? Первое и самое важное - при обмене напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина России от 10.11.2015 года №174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» обмен электронными счетами-фактурами должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs .

Три простых шага к ЭДО

Обмен электронными документами через оператора ЭДО СФ - наиболее приемлемый вариант, поэтому рассмотрим его подробнее. Для того чтобы начать работу в соответствующем сервисе, вам нужно:

● подключиться к оператору;

● приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ) либо облачную электронную подпись (при ее покупке СКЗИ не нужно), за подробностями ее использования обращайтесь к вашему оператору;

● подключить контрагентов с помощью оператора или своими силами.

Большинство организационных вопросов специалисты ЭДО СФ берут на себя. Обеспечивать комфортную работу пользователям - их основная задача.

Подключение к оператору

В первую очередь свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Чтобы подключиться к сервису, необходимо зарегистрироваться по логину и паролю или по сертификату электронной подписи. Непосредственно для начала работы клиенту требуется принять правила, подписать лицензионный договор (публичную оферту), выбрать тариф и оплатить счет.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить соответствующие документы можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто таковыми являются сами операторы ЭДО СФ. Другой вариант - они предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.

Согласно Федеральному закону №63 «Об электронной подписи» сертификат ЭП, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах. Также в соответствии с Приказом №174н от 10 ноября 2015 г. счет-фактура в электронной форме, переданный по телекоммуникационным каналам связи, «считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника».

Карина Кассис, аналитик Synerdocs .

Электронная подпись представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ №63 «Об электронной подписи» документ с простой или усиленной неквалифицированной ЭП признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручно.

Усиленная квалифицированная электронная подпись является аналогом собственноручной и печати на бумаге. Именно при ее наличии ФНС признает юридическую силу документа.

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) - это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемые данные. Она необходима в сервисах обмена для создания и проверки ЭП. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью операторов. Также у некоторых из них присутствует возможность работы с облачной электронной подписью. Например, абоненты Synerdocs могут заказать ее и активно использовать для подписания документов в сервисе.

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент, - вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент - к другому. Сегодня ряд ведущих операторов развивают и активно используют технологию роуминга . Также вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на такой метод - вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Второй вариант - работа с несколькими операторами . Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких компаний. Вы сами можете подключиться к ряду операторов либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Вместо заключения

Подведем небольшой итог: что бухгалтеру нужно знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую значимость документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора, достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и, если необходимо, средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов. В-четвертых, для того чтобы начать обмен через него, достаточно зарегистрироваться в сервисе по сертификату электронной подписи, выбрать и оплатить подходящий тариф. Также вы можете зарегистрироваться по логину и паролю, данный вариант регистрации бесплатный, не требует наличия сертификата и позволяет оценить ключевые возможности веб-клиента Synerdocs. Но подписывать и отправлять документы возможно только в первом случае.

В следующем выпуске

Во второй главе «Бухгалтеру об электронной подписи» вы узнаете, в каких случаях еще можно использовать ЭП. Также мы расскажем о том, как отличить три вида подписи друг от друга. Подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически значимым. И узнаем, что делать, чтобы сохранить его силу.

Заместитель генерального директора ООО «Такском»

Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не общаться «электронно» и со своими контрагентами? Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? О том, как это сделать, нам рассказали в фирме, предоставляющей услуги электронного документооборота.

Игорь Владимирович, расскажите, пожалуйста, что это такое - электронный документооборот?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документооборот - это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде, без использования бумажных носителей. Обратите внимание - при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах.

Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ?

Мы благодарим за предложенную тему интервью главного бухгалтера ООО «Фирма “АНИС-98”» Ольгу Владимировну Салтыкову, г. Москва.

И.В. Мурашкинцев: Для разных документов этот порядок будет разный. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования. Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборот аПорядок, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н .

Усиленная квалифицированная электронная подпись - это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки. Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центр ыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью по старому Закону об ЭЦП, который с 1 июля утратит сил уЗакон от 10.01.2002 № 1-ФЗ , считаются подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В отдельных отраслях, например в ювелирном производстве, передавать через оператора желательно не только внешние, но и некоторые внутренние документы организации. Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.

Усиленные неквалифицированные подписи тоже выдают удостоверяющие центры, и они могут быть дешевле квалифицированных. А простая подпись - это шифр или пароль, позволяющий определить создателя документа. Поставить такую подпись можно с помощью компьютерной программы, и это потребует меньших расходов, чем приобретение усиленной подписи.

Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но использование специальной системы электронного документооборота более удобно, так как позволяет моментально получить извещение о том, что ваш партнер документ получил. Он, в свою очередь, может его тут же подписать и отправить вам.

С чего лучше начать внедрение электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Обычно перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронным документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторо нп. 1 ст. 169 НК РФ , то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Затем вы должны выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС .

На какие критерии желательно ориентироваться, выбирая оператора?

И.В. Мурашкинцев: Как правило, операторы электронного документооборота дают возможность в тестовом режиме обменяться электронными документами с несколькими контрагентами. В ходе такой «опытной эксплуатации» вы сможете понять, какой интерфейс вам удобнее и легко ли будет совместить вашу бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора.

Чем сложнее совместить бухгалтерскую программу с системой электронного документооборота, тем выше будет цена внедрения системы. Обратите внимание и на цену пересылки электронных документов. Обычно пересылка оплачивается так же, как в мобильной связи: платит «звонящий», то есть отправитель электронного документа. Электронные документы нередко требуется отправлять в комплекте. В этом случае может тарифицироваться отправка пакета документов, например счет-фактура и акт выполненных работ либо накладная.

Обязательно ли одновременно заключать договор с удостоверяющим центром - организацией, выдающей электронные подписи?

И.В. Мурашкинцев: При внешнем документообороте это обязательно. Удостоверяющий центр должен обеспечить всех участников документооборота электронными подписями. Компании, которые сдают отчетность в электронном виде, такие договоры уже заключили. Если же вы используете только внутренний документооборот, то это зависит от вашего желания. Внутренние документы можно подписывать простой электронной подписью, а в этом случае заключать договор с удостоверяющим центром не требуется.

Могут ли контрагенты использовать разные системы электронного документооборота? Или получить документы можно, только если ваш партнер отправил их через того же самого оператора?

И.В. Мурашкинцев: Сейчас между операторами, к сожалению, пока нет внутреннего роуминга. Поэтому для того, чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору, к которому подключена компания, которая отправляет документы. Так что если ваши контрагенты работают через разных операторов, для того, чтобы обмениваться с контрагентами документами, вам придется заключить договор с каждым из операторов.

Мы надеемся, что роуминг заработает в течение этого года и тогда можно будет принимать документы, отправленные через других операторов.

Надо ли отдельно прописывать в договорах с контрагентами использование системы электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Нет, это делать не обязательно. Достаточно обменяться обычными электронными письмами (их можно не заверять электронными подписями) или бумажными письмами по факсу, где подтверждается согласие применять электронные документ ыПисьмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26 . Или, например, один из контрагентов может пригласить другого через своего оператора, как это происходит при приглашении «в друзья» в социальных сетях, а другой - принять это приглашение. Однако если ваш контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.

Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше?

И.В. Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.

Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы?

И.В. Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать. Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. И ваш электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так, как сейчас передается электронная отчетность.

А если налоговая инспекция или аудитор запросят бумажную копию электронного документа, будет ли видно, что это копия электронного документа и что электронный документ подписан сторонами?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документ можно распечатать и получить бумажную копию. На этой копии автоматически будет напечатано, что это бумажная копия электронного документа, а оригинал был подписан электронными подписями сторон. Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа.

Все ли документы можно создавать в электронном виде?

И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручн оп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf.

Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная. Обеспечить возможность его электронного считывания в пути пока невозможно.

Кроме того, документы, регламентирующие отношения работодателя и работника, например заявление о приеме на работу, трудовой договор, тоже должны составляться в бумажном виде.

Какие требования предъявляются к оборудованию, к компьютерам, подключенным к системе электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Такие же, как и к компьютерам, с которых электронная отчетность направляется в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. На каждом рабочем месте, подключенном к системе электронного документооборота, должен быть устойчивый интернет-канал и должна быть установлена программа «Крипто-Про» или другая аналогичная программа для работы с электронными ключами.

Какие опасности могут возникнуть при создании и отправке электронных документов и как их избежать?

И.В. Мурашкинцев: Серьезных опасностей, на мой взгляд, нет. Единственное - надо быть очень внимательным, делать все вовремя и не допускать в электронных документах, особенно в счетах-фактурах, ошибок. Регламент выставления и отправки счетов-фактур очень жесткий. И для исправления ошибки в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет-фактуру.

Но нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла.

Сквозная нумерация счетов-фактур происходит в бухгалтерской программе. И неважно, отправляете ли вы счета-фактуры в бумажном или в электронном виде и пользуетесь ли вы услугами одного или нескольких операторов.

Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа?

И.В. Мурашкинцев: Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется. Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.

В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов.

По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.